Licenties beheren in Microsoft 365 Business doe je via het Microsoft 365-beheercentrum, toegankelijk via admin.microsoft.com. Daar zie je in één overzicht welke licenties je hebt aangeschaft, hoeveel er zijn toegewezen en hoeveel er nog beschikbaar zijn. Voor de meeste MKB-organisaties is dit de centrale plek voor alle licentieadministratie, van nieuwe medewerkers toevoegen tot abonnementen uitbreiden.
Goed licentiebeheer voorkomt onnodige kosten en zorgt dat iedereen altijd toegang heeft tot de juiste tools. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over licentiebeheer binnen Microsoft 365 Business, van het vinden van je overzicht tot het kiezen van het juiste abonnement per gebruiker.
Waar vind je het licentieoverzicht in Microsoft 365?
Het licentieoverzicht in Microsoft 365 vind je in het beheercentrum via admin.microsoft.com. Ga naar Facturering en kies vervolgens Licenties. Hier zie je per abonnement hoeveel licenties je hebt, hoeveel er zijn toegewezen aan gebruikers en hoeveel er nog vrij zijn.
Wil je per gebruiker zien welke licentie iemand heeft? Ga dan naar Gebruikers en klik op een specifieke medewerker. Onder het tabblad Licenties en apps zie je precies welke producten aan die gebruiker zijn gekoppeld en welke apps daarbinnen zijn ingeschakeld.
Handig om te weten: het licentieoverzicht toont ook verloopdatums en factuurinformatie. Zo heb je altijd een actueel beeld van je abonnementen zonder dat je daarvoor aparte rapportages hoeft te draaien.
Hoe wijs je een Microsoft 365-licentie toe aan een gebruiker?
Een Microsoft 365-licentie wijs je toe via het beheercentrum. Ga naar Gebruikers, selecteer de betreffende medewerker, open het tabblad Licenties en apps en vink de gewenste licentie aan. Sla de wijziging op en de gebruiker heeft direct toegang tot de bijbehorende apps en diensten.
Bij het toewijzen van een licentie kun je ook op app-niveau instellen wat iemand wel of niet mag gebruiken. Heeft een medewerker bijvoorbeeld geen toegang nodig tot Microsoft Teams, dan schakel je die app simpelweg uit binnen de licentie. Dit geeft je fijnmazige controle zonder dat je extra licenties hoeft aan te schaffen.
Voeg je een nieuwe medewerker toe via Gebruikers toevoegen? Dan kun je de licentietoewijzing direct meenemen in dat aanmaakproces. Zo is een nieuwe collega meteen volledig ingericht op de eerste werkdag.
Wat gebeurt er als je een licentie verwijdert van een gebruiker?
Als je een Microsoft 365-licentie verwijdert van een gebruiker, verliest die persoon direct toegang tot de bijbehorende apps en diensten. De data, zoals e-mails in Outlook en bestanden in OneDrive, blijft standaard 30 dagen bewaard voordat Microsoft deze permanent verwijdert.
Binnen die 30 dagen kun je de data nog herstellen of overzetten naar een andere gebruiker. Na die periode is de informatie niet meer terug te halen via het standaard beheercentrum. Dit maakt het verwijderen van licenties een actie die je bewust en tijdig wilt uitvoeren, niet als bijzaak aan het einde van een contract.
Wil je de licentie vrijmaken maar de data bewaren? Dan zijn er drie opties:
- Zet het account op inactief en bewaar de licentie tijdelijk, zodat data toegankelijk blijft.
- Exporteer of archiveer relevante data voordat je de licentie intrekt.
- Gebruik een externe back-upoplossing die data onafhankelijk van de licentie bewaart.
Die derde optie is met name nuttig voor organisaties die wettelijk verplicht zijn data langdurig te bewaren, zoals juridische of financiële dienstverleners.
Hoe voeg je extra licenties toe aan een bestaand abonnement?
Extra licenties toevoegen aan een bestaand Microsoft 365 Business-abonnement doe je via Facturering in het beheercentrum. Klik op het betreffende abonnement en kies Licenties toevoegen. Je geeft het gewenste aantal op en de kosten worden direct verrekend in je volgende factuurperiode.
Microsoft rekent bij het toevoegen van licenties een pro-ratabedrag voor de resterende periode van je huidige factuurcyclus. Voeg je halverwege de maand een licentie toe, dan betaal je dus alleen voor de resterende dagen van die maand, niet voor de volledige maand.
Let op: bij jaarcontracten gelden soms andere voorwaarden dan bij maandelijkse abonnementen. Bij een jaarcontract met jaarlijkse betaling kan het zijn dat extra licenties pas bij de volgende verlengingsdatum worden verrekend. Controleer dit altijd in je abonnementsdetails voordat je extra licenties aanschaft.
Welk Microsoft 365 Business-abonnement past bij welke gebruiker?
Microsoft 365 Business kent drie hoofdvarianten: Basic, Standard en Premium. De juiste keuze hangt af van wat een medewerker dagelijks nodig heeft en welk niveau van beveiliging de organisatie vereist.
Hier is een overzicht van de drie varianten:
- Microsoft 365 Business Basic: Geschikt voor medewerkers die voornamelijk werken via de browser. Inclusief Teams, Exchange, SharePoint en OneDrive, maar zonder geïnstalleerde Office-apps op de computer.
- Microsoft 365 Business Standard: Voegt de volledige Office-suite toe (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) als geïnstalleerde apps op maximaal vijf apparaten. De meest gebruikte keuze voor kantoormedewerkers.
- Microsoft 365 Business Premium: Voegt geavanceerde beveiligingsfuncties toe, zoals Intune voor apparaatbeheer, Azure AD Premium en Microsoft Defender for Business. Nuttig voor organisaties die werken met gevoelige data of strikte compliance-eisen hebben.
Een praktische richtlijn: wijs Basic toe aan medewerkers die alleen e-mail en agenda gebruiken, Standard aan iedereen die actief documenten bewerkt en Premium aan medewerkers met toegang tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie of aan de volledige organisatie als je een uniform beveiligingsniveau wilt handhaven.
Wanneer is het slim om licentiebeheer uit te besteden?
Licentiebeheer uitbesteden is slim zodra het bijhouden van toewijzingen, verloopdatums en abonnementswijzigingen meer tijd kost dan het oplevert. Dit geldt al snel voor organisaties zonder dedicated IT-medewerker of voor bedrijven die regelmatig medewerkers in- en uitstromen.
Uitbesteed licentiebeheer heeft een aantal concrete voordelen:
- Je betaalt nooit voor licenties die niemand gebruikt, omdat een beheerder actief monitort en optimaliseert.
- Nieuwe medewerkers zijn direct volledig ingericht, zonder dat jij daarvoor het beheercentrum in hoeft.
- Verloopdatums en wijzigingen in het Microsoft-licentiemodel worden voor je bijgehouden.
- Je hebt één aanspreekpunt voor vragen over licenties, apps en toegangsrechten.
Vooral voor MKB-organisaties met 10 tot 250 medewerkers is uitbesteding nuttig: de complexiteit van licentiebeheer groeit mee met het aantal gebruikers, maar de interne capaciteit om dit bij te houden doet dat vaak niet. Een beheerde Microsoft 365-omgeving geeft je dan de zekerheid dat alles klopt, zonder dat je er zelf naar hoeft om te kijken.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365-licentiebeheer
Wij nemen het volledige licentiebeheer van je Microsoft 365-omgeving uit handen, zodat jij je kunt richten op je corebusiness. Wat we concreet voor je doen:
- Licenties toewijzen en intrekken bij in- en uitdiensttreding van medewerkers.
- Actief monitoren op ongebruikte licenties om onnodige kosten te voorkomen.
- Het juiste abonnement adviseren per gebruiker of afdeling, afgestemd op werkzaamheden en beveiligingseisen.
- Data veilig bewaren via onze Microsoft 365 back-up op Nederlandse servers, zodat data niet verloren gaat bij het verwijderen van een licentie.
- Eén aanspreekpunt voor alles rondom je Microsoft 365-omgeving, van licenties tot beveiliging en gebruikersbeheer.
Wil je weten hoe we dit voor jouw organisatie aanpakken? Neem contact op met XtraConnect en we kijken samen naar de beste inrichting van je Microsoft 365-omgeving.