Taken en deadlines beheer je vanuit Microsoft Teams met de ingebouwde integraties van Microsoft Planner en Microsoft To Do. Via het tabblad “Taken” in Teams zie je alle toegewezen taken op één plek, kun je deadlines instellen en ontvang je automatische herinneringen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over taakbeheer in Teams.
Welke tools in Microsoft Teams zijn er voor taakbeheer?
Microsoft Teams biedt twee geïntegreerde tools voor taakbeheer: Microsoft Planner voor teambrede projecttaken en Microsoft To Do voor persoonlijke takenlijsten. Beide zijn beschikbaar via de app “Taken van Planner en To Do” in Teams en zijn onderdeel van het Microsoft 365-pakket.
Binnen Teams voeg je de Taken-app toe via de linker zijbalk. Zodra je dat doet, zie je een gecombineerd overzicht van je persoonlijke taken uit To Do én de teamtaken uit Planner. Je hoeft dus niet te wisselen tussen losse apps.
- Microsoft Planner: geschikt voor gedeelde takenlijsten binnen een team, met borden, buckets en voortgangsoverzichten
- Microsoft To Do: geschikt voor persoonlijke taken, dagelijkse actielijsten en taken die je vanuit e-mails (Outlook) aanmaakt
- Taken in kanalen: via een tab in een Teams-kanaal kun je een Planner-bord direct koppelen aan een specifiek project of team
Beide tools werken samen en synchroniseren automatisch, zodat je altijd een actueel beeld hebt van wat er speelt.
Hoe wijs je taken toe aan teamleden in Microsoft Teams?
Je wijst taken toe aan teamleden via Microsoft Planner in Teams. Open de Taken-app, maak een nieuwe taak aan in een Planner-bord en selecteer bij “Toegewezen aan” de naam van een collega. Diegene ontvangt automatisch een melding en ziet de taak verschijnen in zijn of haar eigen taakoverzicht.
Taken toewijzen in Teams gaat in een paar stappen:
- Open de Taken-app via de zijbalk in Teams
- Kies het juiste Planner-bord (gekoppeld aan je team of project)
- Klik op “Taak toevoegen” en geef de taak een duidelijke naam
- Stel een vervaldatum in en wijs de taak toe aan een teamlid
- Voeg indien nodig een beschrijving, bijlage of checklist toe voor extra context
De toegewezen persoon ziet de taak in zijn eigen “Aan mij toegewezen”-overzicht en kan de status bijwerken naar “In uitvoering” of “Voltooid”. Als taakbeheerder zie je de voortgang direct terug in het bord.
Hoe stel je deadlines en herinneringen in voor taken?
Deadlines stel je in bij het aanmaken of bewerken van een taak in Planner of To Do. Klik op de taak, kies een vervaldatum en Teams toont de taak automatisch als “verlopen” zodra de datum is verstreken. Persoonlijke herinneringen stel je in via Microsoft To Do met een specifiek tijdstip.
Voor Planner-taken geldt dat de vervaldatum zichtbaar is op de kaart in het bord. Taken die de deadline hebben overschreden, worden rood gemarkeerd. Teamleden ontvangen een e-mailmelding van Planner wanneer een taak aan hen is toegewezen of wanneer een deadline nadert.
Voor To Do-taken kun je naast een vervaldatum ook een herinnering instellen op een exact tijdstip. Dit is handig voor persoonlijke actiepunten waarbij je een seintje wilt krijgen, bijvoorbeeld een uur voor een vergadering.
Praktische tip: gebruik de “Mijn dag”-functie in To Do om elke ochtend te bepalen welke taken je die dag afrondt. Dit helpt je om prioriteiten te stellen zonder overweldigd te raken door een lange takenlijst.
Wat is het verschil tussen Planner en Microsoft To Do in Teams?
Het verschil tussen Planner en Microsoft To Do in Teams zit in de doelgroep: Planner is voor samenwerking in teams, To Do is voor persoonlijk taakbeheer. Planner werkt met gedeelde borden en is zichtbaar voor alle teamleden; To Do is privé en alleen zichtbaar voor de individuele gebruiker.
| Kenmerk | Microsoft Planner | Microsoft To Do |
|---|---|---|
| Doelgroep | Teams en projectgroepen | Individuele gebruikers |
| Zichtbaarheid | Gedeeld met teamleden | Privé |
| Taken toewijzen | Ja, aan collega’s | Nee |
| Koppeling met Outlook | Beperkt | Ja, vlaggen worden taken |
| Geschikt voor | Projectplanning, sprints | Dagelijkse actielijsten |
In de praktijk gebruik je beide tools naast elkaar. Planner beheert de gedeelde projecttaken binnen je team, terwijl To Do je persoonlijke actiepunten bijhoudt. Via de gecombineerde Taken-app in Teams zie je alles in één overzicht.
Hoe houd je overzicht over alle taken en deadlines in Teams?
Je houdt overzicht over alle taken en deadlines via de gecombineerde Taken-app in Teams, die zowel je Planner-borden als je To Do-lijsten samenbrengt. Filter op “Aan mij toegewezen” om direct te zien welke taken jouw verantwoordelijkheid zijn, gesorteerd op deadline.
Binnen Planner heb je daarnaast meerdere weergaven die helpen bij het bewaken van voortgang:
- Bordweergave: taken per fase of categorie (buckets), handig voor een Kanban-aanpak
- Grafiekweergave: geeft een visueel overzicht van de voortgang per bucket en per teamlid
- Planningsweergave: toont taken op een tijdlijn, vergelijkbaar met een eenvoudige Gantt-chart
Voor dagelijks gebruik is het aan te raden om elke ochtend kort de Taken-app te openen en te controleren welke deadlines die dag of die week naderen. Combineer dit met de “Mijn dag”-functie in To Do voor een gestructureerde werkdag.
Kan Microsoft Teams taken koppelen aan projecten of kanalen?
Ja, je kunt taken in Microsoft Teams direct koppelen aan specifieke kanalen door een Planner-bord als tab toe te voegen aan een kanaal. Zo heeft elk project of team zijn eigen taakoverzicht, direct zichtbaar voor alle kanaalleden zonder dat ze hoeven te zoeken.
Dit werkt als volgt: ga naar het gewenste kanaal, klik op het plusteken naast de tabbladen bovenaan en kies “Planner”. Je maakt dan een nieuw bord aan of koppelt een bestaand bord aan dat kanaal. Alle leden van het kanaal zien het bord en kunnen taken aanmaken, toewijzen en bijwerken.
Dit maakt taakbeheer in Teams bijzonder praktisch voor organisaties met meerdere projecten of teams. Per kanaal beheer je de bijbehorende taken, zodat iedereen altijd weet wat er speelt binnen zijn of haar verantwoordelijkheidsgebied. Gesprekken, bestanden en taken staan op één plek, wat voorkomt dat informatie versnipperd raakt over e-mail en losse tools.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365-taakbeheer
Goed taakbeheer in Teams begint bij een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving. Wij zorgen ervoor dat jouw team direct aan de slag kan, zonder technische drempels. Onze gebruikers werken vanuit onze eigen servers in Nederland, via een kleine client op hun apparaat, of rechtstreeks op hun eigen computer.
Via een kleine client op de computer, laptop, tablet of Mac legt het apparaat verbinding met onze servers. Zodra je inlogt met je gebruikersnaam, wachtwoord en tweefactorauthenticatie (2FA), openen apps zoals Teams, Outlook en Planner zich lokaal op het scherm alsof het gewone programma’s zijn. De apps draaien echter op onze servers, en alle data wordt daar veilig opgeslagen. Voor kantoren of franchises is dit bijzonder handig, omdat centrale opslag in Nederland standaard inbegrepen is.
Uit veiligheidsoverwegingen zijn de verbindingsservers, de appservers en de dataopslagservers van elkaar gescheiden. Gebruikers hebben alleen toegang tot de apps waarvoor ze bevoegd zijn. Gedeelde schijven zijn mogelijk voor samenwerking tussen collega’s.
Wat wij voor jou regelen rondom Microsoft 365 en taakbeheer:
- Volledige inrichting van je Microsoft 365-omgeving, inclusief Teams, Planner en To Do
- Beheer van licenties, beveiliging en updates zodat jij je kunt focussen op je werk
- Dataopslag in Nederland, buiten het bereik van buitenlandse wetgeving zoals de Amerikaanse Cloud Act
- Persoonlijk aanspreekpunt voor vragen en ondersteuning, ook bij dagelijks gebruik
- Schaalbare oplossingen voor teams die groeien of op meerdere locaties werken
Wil je weten hoe wij jouw Microsoft 365-omgeving inrichten zodat taakbeheer in Teams soepel verloopt? Neem contact op met XtraConnect en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.