Een inkomend telefoongesprek doorverbinden naar een collega in Teams doe je via de doorverbindoptie in de Teams-belinterface: klik tijdens een actief gesprek op de knop Meer opties (de drie puntjes) en kies Doorverbinden. Je zoekt vervolgens de naam van je collega op en bevestigt de doorverbinding. Dit werkt alleen als je organisatie Teams Phone gebruikt als telefoniesysteem.
Doorverbinden in Microsoft Teams is beschikbaar voor zowel interne gesprekken tussen collega’s als inkomende gesprekken van buiten de organisatie. Hoe je dat precies doet, welke varianten er zijn en wat je doet als een collega niet beschikbaar is, lees je hieronder.
Welke Teams-functies gebruik je om een gesprek door te verbinden?
Om een gesprek door te verbinden in Microsoft Teams gebruik je de doorverbindfunctie in de actieve gespreksweergave. Deze functie verschijnt in de werkbalk zodra je een gesprek voert via Teams Phone. Je vindt hem via het pictogram met de drie puntjes (Meer opties) of soms direct als een apart doorverbindpictogram in de balk.
De volgende functies zijn hierbij relevant:
- Doorverbinden: stuur het gesprek direct of na overleg door naar een andere persoon of wachtrij.
- In de wacht zetten: parkeer het gesprek tijdelijk terwijl je een collega raadpleegt.
- Overleg starten: voeg een derde persoon toe aan het gesprek voordat je de beller loslaat.
- Gesprek parkeren: zet het gesprek in de wacht op een gedeelde lijn zodat een collega het kan overnemen.
Teams combineert telefonie en interne communicatie in één omgeving. Dat maakt het doorverbinden van inkomende gesprekken een stuk eenvoudiger dan bij traditionele telefooncentrales, omdat je collega’s direct kunt opzoeken in het bedrijfstelefoonboek en hun beschikbaarheidsstatus meteen zichtbaar is.
Wat is het verschil tussen blind doorverbinden en overleg doorverbinden?
Bij blind doorverbinden stuur je het gesprek direct door naar een collega zonder dat je eerst met die collega spreekt. Bij overleg doorverbinden (ook wel consultative transfer of warm doorverbinden) spreek je eerst met je collega voordat je de beller overdraagt. Dat laatste geeft je de kans om de vraag van de beller kort toe te lichten voordat je de verbinding overdraagt.
Wanneer je welke variant kiest, hangt af van de situatie:
- Kies blind doorverbinden als de beller snel bij de juiste persoon of afdeling moet zijn en geen toelichting nodig is. Dit is snel en efficiënt, maar de collega weet niet wie er belt of waarom.
- Kies overleg doorverbinden als de beller al een vraag heeft gesteld en je die context wilt meegeven. Je belt je collega, legt de situatie uit en verbindt daarna pas door. De beller ervaart dit als professioneler.
In Teams kies je bij de doorverbindoptie expliciet of je direct wilt doorverbinden of eerst wilt overleggen. Die keuze maak je in het doorverbindmenu dat verschijnt nadat je op Doorverbinden klikt.
Hoe verbind je een gesprek stap voor stap door in Teams?
Een inkomend telefoongesprek doorschakelen in Teams verloopt via een vaste reeks stappen in de gespreksweergave. Neem het gesprek aan, open het doorverbindmenu en kies je collega. Hieronder staan de stappen voor beide varianten.
Blind doorverbinden in Teams
- Neem het inkomende gesprek aan via Teams.
- Klik op de drie puntjes (Meer opties) in de gespreksweergave.
- Kies Doorverbinden.
- Typ de naam of het telefoonnummer van de collega in het zoekveld.
- Selecteer de juiste persoon en klik op Doorverbinden.
- Het gesprek wordt direct overgedragen. Jouw lijn wordt vrijgemaakt.
Overleg doorverbinden in Teams
- Neem het inkomende gesprek aan.
- Klik op de drie puntjes en kies Overleggen en doorverbinden (of Consultative transfer).
- Zoek de collega op en start het overleggesprek. De beller wordt automatisch in de wacht gezet.
- Licht je collega in over de beller en de vraag.
- Bevestig de doorverbinding. De beller wordt verbonden met je collega en jij verlaat het gesprek.
Tip: controleer voor je doorverbindt altijd de aanwezigheidsstatus van je collega in Teams. Een groene cirkel betekent beschikbaar, oranje betekent bezet of afwezig. Zo voorkom je dat een beller tevergeefs wacht.
Wat als de collega niet beschikbaar is in Teams?
Als je collega niet beschikbaar is in Teams, heb je meerdere alternatieven om de beller toch goed te helpen. Je kunt het gesprek doorsturen naar de voicemail van de collega, naar een andere collega of naar een wachtrij, afhankelijk van hoe de telefooncentrale is ingericht.
Concrete opties als een collega niet opneemt of als bezet staat:
- Doorverbinden naar voicemail: in Teams kun je bij het doorverbinden kiezen om direct naar de voicemail van een collega te gaan, zonder dat de telefoon overgaat.
- Doorverbinden naar een andere collega: kies een vervanger of een collega van dezelfde afdeling die de vraag kan beantwoorden.
- Gesprek parkeren: zet het gesprek in de wacht op een gedeelde parkeerlijn zodat een beschikbare collega het kan oppakken.
- Terugbellen aanbieden: neem zelf een boodschap aan en laat de collega de beller later terugbellen.
Een goed ingericht IVR-systeem (Interactive Voice Response) of een wachtrij in de telefooncentrale kan dit proces automatiseren. Bellers komen dan automatisch bij de juiste afdeling of persoon terecht, ook als iemand tijdelijk niet beschikbaar is.
Welke Teams-licentie heb je nodig om gesprekken door te verbinden?
Om inkomende telefoongesprekken door te verbinden in Microsoft Teams heb je een Teams Phone-licentie nodig, bovenop een regulier Microsoft 365-abonnement. Standaard Teams-licenties bieden alleen interne communicatie; voor het ontvangen en doorverbinden van externe gesprekken is Teams Phone een vereiste.
Hieronder een overzicht van de licentielagen die relevant zijn:
- Microsoft 365 Business Basic / Standard / Premium: bevat Teams voor chat en videobellen, maar geen externe telefonie.
- Teams Phone (add-on of inbegrepen bij bepaalde plannen): voegt de volledige PSTN-telefoniefunctionaliteit toe, inclusief doorverbinden, wachtrijen en IVR.
- Teams Phone met Calling Plan: inclusief een belabonnement voor uitgaande en inkomende gesprekken via het vaste telefonienetwerk.
- Operator Connect of Direct Routing: alternatieven waarbij je een externe telefonieprovider koppelt aan Teams, vaak via een eigen SIP-trunk.
De doorverbindfunctie zelf is beschikbaar in alle Teams Phone-configuraties. Welke variant het beste past bij jouw organisatie, hangt af van het aantal gebruikers, het belvolume en de gewenste functionaliteiten zoals wachtrijen of IVR.
Hoe XtraConnect helpt met Teams-telefonie
Wij richten bij XtraConnect de volledige telefooncentrale voor je in, inclusief alle doorverbindopties, wachtrijen en IVR-instellingen. Je hoeft zelf niets te configureren en je medewerkers zijn direct correct aangesloten. Dit zijn de voordelen van onze volledig beheerde Teams-telefonie:
- Volledige inrichting: wij configureren alle doorverbindopties, wachtrijen, antwoordapparaten en routeringen op maat voor jouw organisatie.
- Beheer van licenties: wij vernieuwen jaarlijkse licenties en houden jouw abonnement actueel zonder dat jij daarnaar hoeft om te kijken.
- AI-ingesproken IVR-boodschappen: wij beheren de welkomst- en keuzemenu’s in het IVR-systeem, inclusief aanpassingen wanneer dat nodig is.
- Mobiele app voor smartphone en computer: medewerkers kunnen via één app bellen, doorverbinden en bereikbaar zijn, of ze nu op kantoor zijn of thuis werken.
- Bedrijfsbreed telefoonboek: alle medewerkers zijn direct vindbaar bij het doorverbinden, zonder handmatig zoeken.
- Data op Nederlandse servers: wij slaan alle data op in eigen datacenters in Nederland, buiten het bereik van buitenlandse wetgeving zoals de Amerikaanse Cloud Act.
Wij bieden ook Microsoft 365 Business aan, waarbij je via onze servers werkt met alle vertrouwde Microsoft-apps, inclusief Teams. Centrale opslag in Nederland is daarbij standaard inbegrepen, wat het voor kantoren en franchises bijzonder praktisch maakt. Medewerkers loggen in met gebruikersnaam, wachtwoord en tweefactorauthenticatie en zien direct hun toegewezen apps, waaronder Teams, Outlook en Word. De apps starten op onze servers en slaan data centraal op, maar openen zich lokaal op het scherm alsof het gewone programma’s zijn. Gebruikers hebben alleen toegang tot de apps waarvoor ze bevoegd zijn.
Wil je weten hoe wij jouw telefonie inrichten en beheren? Neem dan contact op via XtraConnect.nl en we denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw organisatie.