Een document terugvinden in Teams of SharePoint doe je het snelst via de zoekbalk bovenaan het scherm. Typ de bestandsnaam, een trefwoord uit de inhoud of de naam van een collega, en Microsoft 365 toont direct relevante resultaten. Hoe effectiever je zoekt en hoe beter bestanden zijn georganiseerd, des te sneller je bij het juiste document bent. De vragen hieronder helpen je stap voor stap op weg.
Waar slaat Teams documenten eigenlijk op?
Teams slaat documenten op in SharePoint, niet in Teams zelf. Elk kanaal in een team heeft een eigen map in de bijbehorende SharePoint-bibliotheek. Bestanden die je in een kanaalchat deelt, landen automatisch in die map. Bestanden die je in een privéchat deelt, worden opgeslagen in de OneDrive van de verzender.
Dit onderscheid is belangrijk om te begrijpen, omdat het bepaalt waar je een bestand kunt terugvinden. Concreet werkt het zo:
- Kanaalbestanden: opgeslagen in SharePoint, toegankelijk via het tabblad “Bestanden” in het kanaal of rechtstreeks via SharePoint.
- Chatbestanden (privé): opgeslagen in de OneDrive van de persoon die het bestand heeft gedeeld.
- Vergaderbestanden: worden gedeeld in de vergaderchat en staan daarmee ook in OneDrive.
Wil je een bestand terugvinden dat iemand in een kanaal heeft geplaatst? Ga dan naar het juiste kanaal en klik op het tabblad “Bestanden”. Alle bestanden die ooit in dat kanaal zijn gedeeld, staan daar overzichtelijk bij elkaar.
Hoe gebruik je de zoekbalk in Teams effectief?
De zoekbalk in Teams vind je bovenaan het scherm. Typ een bestandsnaam of trefwoord en druk op Enter. Klik daarna op het tabblad “Bestanden” in de zoekresultaten om gefilterd te zoeken naar documenten. Zonder dit filter zie je ook berichten en mensen, wat de resultaten onoverzichtelijk maakt.
Een paar tips om de Teams-zoekfunctie beter te benutten:
- Gebruik specifieke woorden uit de bestandsnaam in plaats van algemene termen. “Offerte Jansen april” vindt sneller dan alleen “offerte”.
- Weet je niet meer hoe het bestand heet? Zoek dan op een woord uit de inhoud. Teams doorzoekt ook de tekst in documenten.
- Gebruik het filter op bestandstype om te filteren op Word, Excel of PowerPoint.
- Zoek op naam van een collega als je weet wie het bestand heeft gedeeld.
De zoekresultaten in Teams tonen standaard de meest recente bestanden bovenaan. Als je een ouder bestand zoekt, scroll je iets verder of verfijn je de zoekopdracht met een datumbereik via de filteropties.
Hoe vind je een bestand terug in SharePoint?
In SharePoint vind je bestanden terug via de zoekbalk rechtsboven op de pagina of door handmatig door de documentbibliotheken te bladeren. De zoekfunctie in SharePoint is krachtiger dan die in Teams en doorzoekt de volledige inhoud van documenten, niet alleen de bestandsnamen.
Zo zoek je efficiënt in SharePoint:
- Ga naar de SharePoint-site van je team via sharepoint.com of via het Teams-kanaal onder “Bestanden” en klik op “Openen in SharePoint”.
- Typ je zoekterm in de zoekbalk rechtsboven. SharePoint zoekt standaard binnen de huidige site.
- Gebruik de filteropties aan de linkerkant om te filteren op bestandstype, datum of auteur.
- Klik op “Alles doorzoeken” als je het bestand niet vindt op de huidige site, maar het mogelijk ergens anders in de omgeving staat.
Wil je een bestand snel openen dat je recent hebt bewerkt? Ga dan naar de startpagina van SharePoint. Daar toont Microsoft automatisch je recente en aanbevolen bestanden, gesorteerd op activiteit.
Wat is het verschil tussen zoeken in Teams en zoeken in SharePoint?
Het belangrijkste verschil is het zoekbereik. De zoekfunctie in Teams zoekt door berichten, mensen én bestanden binnen de Teams-omgeving. De zoekfunctie in SharePoint richt zich specifiek op documenten en doorzoekt ook de volledige inhoud van bestanden, wat het nauwkeuriger maakt voor het terugvinden van specifieke documenten.
Hieronder zie je de belangrijkste verschillen op een rij:
- Teams-zoekfunctie: zoekt in berichten, chats, mensen en bestanden. Handig voor een snelle, brede zoekopdracht. Minder geschikt voor het vinden van oudere of minder bekende documenten.
- SharePoint-zoekfunctie: zoekt uitsluitend in documenten en doorzoekt ook de inhoud van bestanden. Biedt betere filteropties op datum, auteur en bestandstype. Ideaal voor gericht zoeken in grote documentbibliotheken.
Voor alledaags gebruik volstaat de Teams-zoekfunctie prima. Zoek je een specifiek document waarvan je de naam niet meer precies weet, of werk je met grote hoeveelheden bestanden? Dan is zoeken in SharePoint de betere keuze.
Hoe voorkom je dat documenten moeilijk terug te vinden zijn?
Documenten zijn moeilijk terug te vinden wanneer de naamgeving inconsistent is, de mapstructuur ontbreekt of bestanden op de verkeerde plek worden opgeslagen. Een heldere structuur en duidelijke naamconventies voorkomen de meeste zoekproblemen. Dit is een teaminspanning: één persoon die bestanden willekeurig opslaat, verstoort het systeem voor iedereen.
Praktische maatregelen die het verschil maken:
- Gebruik vaste naamconventies. Spreek met je team af hoe bestanden worden benoemd, bijvoorbeeld: “JJJJ-MM-DD_Onderwerp_Versie” of “Klantnaam_Projectnaam_Type”.
- Maak een duidelijke mapstructuur. Beperk het aantal niveaus tot twee of drie lagen. Hoe dieper de structuur, hoe moeilijker het navigeren wordt.
- Sla bestanden direct op de juiste plek op. Voorkom dat bestanden in de “Algemeen”-map belanden omdat het makkelijker is.
- Gebruik metadata en labels. SharePoint biedt de mogelijkheid om extra informatie aan bestanden toe te voegen, zoals projectnummer of status. Dit maakt gericht filteren veel eenvoudiger.
- Archiveer oude bestanden. Verplaats afgeronde projecten naar een aparte archiefmap zodat actieve documenten overzichtelijk blijven.
Welke snelkoppelingen helpen je sneller bij bestanden te komen?
De snelste manier om bij bestanden te komen is via de knop “Bestanden” in de linkernavigatiebalk van Teams. Hier zie je alle recente bestanden die je hebt geopend of bewerkt, ongeacht in welk kanaal of welke chat ze staan. Dit bespaart je het handmatig navigeren door kanalen.
Meer handige snelkoppelingen en werkwijzen:
- Bestanden vastzetten als tabblad. Voeg een veelgebruikt SharePoint-document of een volledige documentbibliotheek toe als tabblad in een Teams-kanaal. Zo heeft iedereen direct toegang zonder te zoeken.
- Snelkoppeling op bureaublad of in Verkenner. Synchroniseer een SharePoint-bibliotheek met OneDrive. De bestanden verschijnen dan in de Windows Verkenner of Finder op je Mac, zodat je ze kunt openen zonder een browser of Teams te openen.
- Gebruik de Office-appstartpagina. Op office.com zie je onder “Recente bestanden” alle documenten die je onlangs hebt geopend in de volledige Microsoft 365-omgeving.
- Sneltoets in Teams: druk op Ctrl + F (Windows) of Cmd + F (Mac) om de zoekbalk direct te activeren.
- Maak gebruik van “Mij vermeld”. In Teams kun je filteren op berichten en bestanden waarin jij met @ bent vermeld. Handig als je een document zoekt dat specifiek met jou is gedeeld.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365 en documentbeheer
Bovenstaande tips helpen je direct verder, maar de basis voor goed documentbeheer begint bij een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving. Wij bieden onze gebruikers de mogelijkheid om Microsoft 365 te gebruiken vanaf onze eigen servers. Voor kantoren of franchises is dit bijzonder handig, omdat centrale opslag in Nederland standaard is inbegrepen.
Om het gebruiksgemak te vergroten, installeren we een kleine client op het apparaat van de gebruiker. Dat kan een tablet, laptop, pc of Mac zijn. Deze client legt verbinding met onze servers en laadt de toegewezen apps in een overzicht. Klik je op een app, dan opent die zich lokaal op het scherm, alsof het een gewone lokale applicatie is. De app draait echter op onze server en maakt daar gebruik van de resources. Alle data wordt opgeslagen op onze servers in Nederland.
Uit veiligheidsoverwegingen zijn de servers voor de verbinding, de apps en de dataopslag van elkaar gescheiden. Gebruikers hebben alleen toegang tot de apps waarvoor zij bevoegd zijn, en via die apps tot hun eigen data. Vrij rondkijken op de servers is niet mogelijk. Gedeelde schijven voor samenwerking zijn uiteraard wel beschikbaar. Inloggen gaat altijd via gebruikersnaam, wachtwoord en tweefactorauthenticatie (2FA).
Concreet biedt dit de volgende voordelen voor jouw organisatie:
- Centrale opslag in Nederland, volledig in lijn met de AVG en buiten het bereik van de Amerikaanse Cloud Act.
- Beheerde licenties en beveiliging, zodat jij je kunt richten op je werk in plaats van op IT-beheer.
- Back-up van alle Microsoft 365-data, inclusief Teams en SharePoint, opgeslagen op Nederlandse servers.
- Persoonlijk aanspreekpunt bij vragen over inrichting, mapstructuur of gebruikersbeheer.
Wil je weten hoe wij Microsoft 365 voor jouw organisatie inrichten? Neem dan contact op met XtraConnect en ontdek wat een goed ingerichte werkplek voor jouw team kan betekenen.