Microsoft 365 Business werkt uitstekend bij meerdere vestigingen, omdat het platform volledig cloudgebaseerd is en medewerkers op elke locatie met dezelfde omgeving, bestanden en tools werken. Je hebt geen aparte systemen per vestiging nodig: één tenant, één licentiestructuur en één centraal beheer zijn voldoende. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je Microsoft 365 Business inricht en beheert als je op meerdere locaties actief bent.
Wat verandert er aan je Microsoft 365-omgeving als je een tweede vestiging opent?
Technisch gezien verandert er weinig aan je bestaande Microsoft 365-omgeving als je een tweede vestiging opent. Nieuwe medewerkers voeg je toe aan dezelfde tenant, ze krijgen toegang tot dezelfde SharePoint-omgeving en Teams-kanalen, en ze werken direct met dezelfde tools als de rest van je organisatie. De uitbreiding is schaalbaar en vraagt geen aparte infrastructuur.
Wat wél aandacht verdient, zijn de organisatorische keuzes die je maakt. Denk aan:
- Toegangsrechten per locatie: wil je dat medewerkers van vestiging B automatisch alle bestanden van vestiging A kunnen zien?
- Teams-structuur: richt je aparte teams in per vestiging, of werk je met één overkoepelend team met kanalen per locatie?
- Beheer van nieuwe gebruikers: wie is verantwoordelijk voor het aanmaken van accounts en het toewijzen van licenties?
Een goede voorbereiding voorkomt dat je later met een rommelige omgeving zit. Zeker als je snel groeit, loont het om bij de opening van een tweede vestiging meteen de structuur van je Microsoft 365-omgeving opnieuw te beoordelen.
Hoe deel je bestanden veilig tussen meerdere vestigingen in Microsoft 365?
Bestanden deel je veilig tussen vestigingen via SharePoint en OneDrive. SharePoint is de aangewezen plek voor gedeelde bedrijfsdocumenten die meerdere medewerkers of afdelingen gebruiken. OneDrive is bedoeld voor persoonlijke bestanden van individuele medewerkers. Samen vormen ze een gestructureerde, veilige opslaglaag die werkt ongeacht waar iemand zich bevindt.
Voor een veilige bestandsdeling tussen vestigingen zijn dit de belangrijkste aandachtspunten:
- Sitestructuur in SharePoint: maak aparte SharePoint-sites aan per afdeling of vestiging, en beheer de toegangsrechten per site. Zo voorkom je dat medewerkers toegang krijgen tot informatie die niet voor hen bestemd is.
- Gevoelige documenten: gebruik Microsoft Purview (voorheen Information Protection) om bestanden te labelen en te versleutelen op basis van gevoeligheid. Documenten met een vertrouwelijk label kunnen dan alleen worden geopend door geautoriseerde gebruikers.
- Extern delen: stel in het Microsoft 365-beheercentrum in of medewerkers bestanden mogen delen met mensen buiten de organisatie. Voor de meeste bedrijven is het verstandig dit te beperken of te beveiligen met een wachtwoord of vervaldatum.
Een goede mappenstructuur in SharePoint is de basis. Zonder die structuur groeit de omgeving snel uit tot een ongeordend archief, zeker als meerdere vestigingen tegelijk documenten aanmaken en opslaan.
Hoe werkt telefonie via Microsoft 365 op meerdere locaties?
Telefonie via Microsoft 365 werkt locatieonafhankelijk via Microsoft Teams, gecombineerd met een telefonieprovider die een koppeling maakt met het vaste telefoonnetwerk. Medewerkers bellen en ontvangen gesprekken via de Teams-app op hun computer of smartphone, ongeacht op welke vestiging ze werken. Eén centraal telefoonnummer of een nummerplan voor meerdere vestigingen is daarmee goed te realiseren.
Er zijn twee veelgebruikte manieren om telefonie via Teams in te richten:
- Microsoft Calling Plans: Microsoft levert zelf de telefoonlijn, rechtstreeks vanuit het platform. Dit werkt eenvoudig maar biedt minder flexibiliteit in de inrichting van een IVR-systeem (telefoonmenu) of wachtrijen.
- Direct Routing via een externe provider: een telefonieprovider koppelt zijn eigen telefooncentrale aan Teams. Dit geeft meer mogelijkheden voor wachtrijen, routering, antwoordapparaten en een bedrijfsbreed telefoonboek.
Volledig beheerde telefonieoplossingen richten de centrale in, sluiten alle medewerkers aan en verzorgen het onderhoud en de wijzigingen. Denk daarbij aan het vernieuwen van licenties, het beheren van IVR-boodschappen en het instellen van routeringen per vestiging. Het licentiemodel is dan gebaseerd op het aantal gelijktijdige gesprekken dat de centrale kan voeren, waarbij alle overige functionaliteiten standaard zijn inbegrepen.
Wat zijn de licentievereisten bij meerdere vestigingen in Microsoft 365?
Bij meerdere vestigingen in Microsoft 365 Business gelden dezelfde licentieregels als bij één vestiging: elke actieve gebruiker heeft een eigen licentie nodig. Het maakt voor de licentiestructuur niet uit op welke locatie iemand werkt. Je beheert alle licenties vanuit één Microsoft 365-tenant, wat het overzicht eenvoudig houdt.
Wel zijn er een aantal praktische overwegingen:
- Licentieniveaus: Microsoft 365 Business is beschikbaar in Basic, Standard en Premium. De Premium-versie bevat extra beveiligingsfuncties zoals Microsoft Defender en Intune voor apparaatbeheer, wat bij meerdere locaties extra relevant is.
- Maximumaantal gebruikers: Microsoft 365 Business-abonnementen zijn bedoeld voor organisaties tot 300 gebruikers. Groei je daar overheen, dan stap je over naar Microsoft 365 Enterprise-licenties.
- Gedeelde apparaten: als medewerkers op een locatie werken met gedeelde computers (bijvoorbeeld in een productieomgeving), dan zijn er speciale Shared Device-licenties beschikbaar. Dit voorkomt dat je voor elk gedeeld apparaat een volledige gebruikerslicentie nodig hebt.
Het is verstandig om licenties centraal te beheren en periodiek te controleren of het aantal licenties nog aansluit bij het werkelijke gebruik. Ongebruikte licenties kosten geld zonder dat ze waarde leveren.
Hoe beveilig je Microsoft 365 als medewerkers op meerdere locaties werken?
Als medewerkers op meerdere locaties werken, vergroot dat het aanvalsoppervlak voor beveiligingsrisico’s. De meest effectieve maatregel is het activeren van Multi-Factor Authenticatie (MFA) voor alle gebruikers. Dit zorgt ervoor dat een gelekt wachtwoord alleen niet voldoende is om in te loggen op een account.
Naast MFA zijn dit de belangrijkste beveiligingsmaatregelen voor een multi-locatieomgeving:
- Conditional Access: stel regels in die bepalen onder welke omstandigheden medewerkers toegang krijgen tot Microsoft 365. Bijvoorbeeld: inloggen vanaf een onbekend apparaat of een buitenlands IP-adres vereist extra verificatie.
- Apparaatbeheer via Intune: met Microsoft Intune beheer je alle apparaten van medewerkers centraal. Je kunt beveiligingseisen afdwingen, apparaten op afstand wissen en controleren of software up-to-date is.
- Beveiligde wifi-netwerken op elke locatie: een zwak of onbeveiligd netwerk op één vestiging kan een toegangspoort zijn voor aanvallers. Zorg dat elke locatie werkt met een professioneel ingericht wifi-netwerk.
- Regelmatige back-ups: Microsoft biedt zelf beperkte herstelperiodes. Een aanvullende back-up van je Microsoft 365-data, opgeslagen op een aparte locatie, geeft je meer zekerheid bij dataverlies of een ransomware-aanval.
Beveiliging is geen eenmalige instelling, maar een doorlopend proces. Controleer regelmatig de aanmeldlogboeken, stel waarschuwingen in bij verdachte activiteit en zorg dat medewerkers op elke locatie weten hoe ze phishingmails herkennen.
Wanneer is een dedicated server beter dan een gedeelde Microsoft 365-omgeving?
Een dedicated server is beter dan een gedeelde Microsoft 365-omgeving als je organisatie werkt met gevoelige data en je volledige controle wilt over waar die data staat en wie er toegang toe heeft. Bij een standaard Microsoft 365-abonnement slaat Microsoft je data op in haar eigen datacenters, die vallen onder de Amerikaanse Cloud Act. Dat betekent dat de Amerikaanse overheid toegang kan afdwingen tot die data.
Een dedicated server, ook wel Virtual Private Server (VPS) genoemd, is een volledig afgeschermde server die exclusief voor jouw organisatie is ingericht. Je deelt geen infrastructuur met andere klanten, en de data staat op een locatie die je zelf bepaalt.
Dit zijn de situaties waarin een dedicated server de voorkeur verdient:
- Je werkt met vertrouwelijke klantgegevens, zoals in de juridische, financiële of zorgsector.
- Je wilt zekerheid dat je data niet wordt gebruikt als trainingsmateriaal voor AI-systemen van externe partijen.
- Je hebt te maken met strenge compliance-eisen en moet kunnen aantonen waar data staat en wie er toegang toe heeft.
- Je wilt onafhankelijk zijn van de politieke en juridische risico’s die kleven aan Amerikaanse cloudproviders.
Voor veel MKB-bedrijven zonder bijzondere compliance-eisen is een standaard Microsoft 365-abonnement voldoende. Maar als datasoevereiniteit voor jou een prioriteit is, dan is een dedicated server een bewuste en verdedigbare keuze.
Hoe XtraConnect helpt bij Microsoft 365 op meerdere vestigingen
Wij beheren de volledige Microsoft 365-omgeving van onze klanten, inclusief de inrichting voor meerdere vestigingen. Dat doen we vanuit één centraal punt, persoonlijk en zonder dat jij er zelf naar hoeft om te kijken. Dit is wat we voor je regelen:
- Licentiebeheer: we houden bij welke medewerkers welke licenties hebben en passen dit aan bij groei of krimp.
- Beveiliging en toegangsbeheer: we richten MFA, Conditional Access en apparaatbeheer in, afgestemd op jouw situatie en locaties.
- Telefonie via Teams: we richten de volledige telefooncentrale in voor alle vestigingen, inclusief IVR, wachtrijen en routering, en verzorgen het doorlopende beheer.
- Dataopslag in Nederland: je kiest zelf of je data opslaat in de standaard Microsoft-omgeving of op onze eigen servers in Nederland, buiten het bereik van de Amerikaanse Cloud Act.
- Back-up van je Microsoft 365-data: we maken dagelijks een veilige back-up van je Outlook, OneDrive, Teams en SharePoint-data, opgeslagen op Nederlandse servers.
Wil je weten hoe wij jouw Microsoft 365 Business-omgeving inrichten voor meerdere vestigingen? Neem contact op met XtraConnect en we denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw organisatie.