Microsoft 365 Business en Google Workspace zijn beide cloudgebaseerde productiviteitsplatformen, maar ze verschillen sterk in apps, samenwerking, dataopslag en prijsstructuur. Voor Nederlandse MKB-bedrijven is de keuze niet alleen een kwestie van voorkeur, maar ook van privacy, compliance en hoe je team al gewend is te werken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
Welke apps krijg je met Microsoft 365 Business en Google Workspace?
Microsoft 365 Business geeft je toegang tot de volledige Office-suite als geïnstalleerde software én als cloudversie: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint. Google Workspace biedt vergelijkbare functionaliteit via de browser met Docs, Sheets, Slides, Gmail, Meet en Drive. Het grootste verschil is dat Microsoft-apps ook offline werken als volwaardige programma’s op je computer.
Voor bedrijven die werken met complexe Excel-modellen, uitgebreide Word-documenten of gedetailleerde PowerPoint-presentaties, biedt Microsoft 365 duidelijk meer diepgang. De desktopversies van de Office-apps hebben meer functies dan hun Google-tegenhangers. Denk aan geavanceerde opmaakopties, macro’s in Excel of complexe documentstijlen in Word.
Google Workspace is sterk in zijn eenvoud. De apps zijn snel toegankelijk via de browser, zonder installatie, en werken uitstekend voor teams die voornamelijk online samenwerken aan eenvoudigere documenten. Het nadeel is dat je altijd een internetverbinding nodig hebt voor volledige functionaliteit.
Hoe verschilt de samenwerking in Microsoft 365 van die in Google Workspace?
Google Workspace heeft van oudsher de sterkste reputatie voor realtime samenwerking. Meerdere gebruikers kunnen tegelijk in hetzelfde document werken, met directe zichtbaarheid van elkaars wijzigingen. Microsoft 365 heeft deze functionaliteit de afgelopen jaren sterk verbeterd en biedt nu vergelijkbare realtime samenwerking via de browserversies van Word, Excel en PowerPoint.
Het grootste verschil zit in het communicatieplatform. Microsoft Teams is diep geïntegreerd in Microsoft 365 en combineert chatten, videovergaderen, bestandsdeling en projectsamenwerking op één plek. Google Workspace werkt met Google Meet en Google Chat, maar de integratie tussen communicatie en documenten is minder naadloos dan bij Teams.
Voor bedrijven met meerdere locaties of hybride teams biedt Microsoft Teams een centraal platform waar medewerkers altijd en overal met dezelfde tools werken. Bestanden staan in SharePoint of OneDrive, chats lopen via Teams en vergaderingen worden direct vanuit de agenda gestart.
Waar wordt je data opgeslagen bij Microsoft 365 en Google Workspace?
Bij zowel Microsoft 365 als Google Workspace wordt je data standaard opgeslagen op servers van Amerikaanse bedrijven, verspreid over datacenters wereldwijd, waaronder in Europa. Dit betekent dat beide platforms vallen onder de Amerikaanse Cloud Act, een wet die de Amerikaanse overheid het recht geeft om data op te vragen bij Amerikaanse bedrijven, ongeacht waar die data fysiek is opgeslagen.
Dit is een belangrijk punt voor bedrijven die werken met gevoelige klant- of bedrijfsdata. Juridische kantoren, accountantskantoren en zorgorganisaties zijn gebonden aan strikte privacywetgeving zoals de AVG. De Cloud Act kan in theorie conflicteren met die verplichtingen, ook als je data formeel in een Europees datacenter staat.
Daarnaast waarschuwen experts dat grote Amerikaanse techbedrijven met eigen AI-systemen klantdata mogelijk gebruiken als trainingsmateriaal voor hun AI-modellen. Hoewel dit niet altijd transparant is, is het een risico dat steeds meer bedrijven serieus nemen bij hun keuze voor een cloudplatform.
Voor bedrijven die volledige controle willen over hun data, bestaat de mogelijkheid om Microsoft 365 te laten hosten op servers in Nederland, buiten het bereik van de Cloud Act. Dit biedt meer zekerheid op het gebied van datasoevereiniteit en Europese privacywetgeving.
Wat kost Microsoft 365 Business vergeleken met Google Workspace?
Microsoft 365 Business heeft drie abonnementslagen: Basic, Standard en Premium. Google Workspace kent een vergelijkbare opbouw met Business Starter, Standard en Plus. In beide gevallen betaal je per gebruiker per maand, waarbij de prijs stijgt naarmate je meer functies en opslagruimte nodig hebt. De basisversies van beide platforms liggen in een vergelijkbare prijsrange.
Toch zijn de totale kosten niet altijd goed te vergelijken op basis van de lijstprijs alleen. Let op de volgende factoren:
- Geïnstalleerde apps: Microsoft 365 Standard en hoger bevatten de volledige Office-suite als desktopsoftware. Bij Google Workspace werk je altijd via de browser.
- Opslag: Hogere abonnementen bieden meer opslagruimte per gebruiker, maar de verdeling verschilt per platform.
- Beheerkosten: Als je geen eigen IT-afdeling hebt, tellen ook de kosten voor licentie- en beveiligingsbeheer mee.
- Migratie: Overstappen van het ene naar het andere platform brengt eenmalige kosten en tijdsinvestering met zich mee.
Voor bedrijven die al werken met Office-documenten is Microsoft 365 Business vaak de meest kostenefficiënte keuze, omdat je geen conversiekosten of compatibiliteitsproblemen hebt met bestaande bestanden.
Welk platform past beter bij een Nederlands MKB-bedrijf?
Voor de meeste Nederlandse MKB-bedrijven is Microsoft 365 Business de sterkere keuze. De overgrote meerderheid van het Nederlandse bedrijfsleven werkt al met Office-bestanden, waardoor de overstap naar of het voortzetten van Microsoft 365 de minste wrijving oplevert. Bovendien biedt Microsoft 365 meer mogelijkheden voor databeheer in Nederland, wat voor privacybewuste bedrijven een belangrijk voordeel is.
Google Workspace past beter bij bedrijven die:
- Voornamelijk werken met eenvoudige documenten en weinig complexe opmaak nodig hebben
- Een sterk browsergebaseerde werkomgeving willen zonder softwareinstallaties
- Al volledig zijn ingericht op Google-diensten zoals Gmail en Google Calendar
Microsoft 365 past beter bij bedrijven die:
- Werken met complexe Office-bestanden, macro’s of geavanceerde opmaak
- Behoefte hebben aan een geïntegreerd communicatieplatform via Teams
- Waarde hechten aan dataopslag in Nederland en Europese privacywetgeving
- Een hybride werkomgeving hebben met zowel online als offline werken
Kun je overstappen van Google Workspace naar Microsoft 365?
Ja, overstappen van Google Workspace naar Microsoft 365 is mogelijk, maar vraagt om een goede voorbereiding. De grootste uitdaging zit in het migreren van je data: e-mails, agenda’s, contacten en bestanden moeten worden overgezet naar Outlook, OneDrive en SharePoint. Documenten uit Google Docs, Sheets en Slides worden geconverteerd naar Word, Excel en PowerPoint.
Houd rekening met de volgende stappen bij een migratie:
- Inventariseer je data: Breng in kaart welke bestanden, e-mails en agenda’s je wilt meenemen.
- Kies je Microsoft 365-abonnement: Bepaal welke licentielaag past bij de behoeften van je team.
- Migreer e-mail en agenda: Gebruik migratiehulpmiddelen om Gmail naar Outlook over te zetten, inclusief historische e-mails.
- Converteer documenten: Zet Google-bestanden om naar Office-formaten en controleer de opmaak na conversie.
- Train je team: Zorg dat medewerkers vertrouwd raken met de nieuwe omgeving voor je volledig overschakelt.
Een migratie hoeft niet complex te zijn als je het stap voor stap aanpakt met de juiste begeleiding. De meeste bedrijven zijn binnen enkele dagen operationeel op het nieuwe platform, mits de voorbereiding goed is.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365 Business
Wij nemen de volledige inrichting en het beheer van je Microsoft 365-omgeving uit handen, zodat jij je kunt focussen op je corebusiness. Of je nu overstapt van Google Workspace, voor het eerst naar de cloud gaat of op zoek bent naar meer controle over je data, wij regelen het van A tot Z.
Wat we voor je doen:
- Licentiebeheer en beveiliging: We beheren je Microsoft 365-licenties, regelen alle beveiliging en zorgen dat je altijd beschikt over de juiste apps zoals Outlook, Word, Excel, Teams en SharePoint.
- Data in Nederland: We bieden de mogelijkheid om je Microsoft 365-omgeving te draaien op onze eigen servers in Nederland, buiten het bereik van de Cloud Act en volledig in lijn met de AVG.
- Dedicated serveropties: Voor bedrijven met specifieke eisen richten we een Virtual Private Server (VPS) in, exclusief voor jouw organisatie, volledig op maat.
- Back-up in Nederland: We maken dagelijks een veilige back-up van al je Microsoft 365-data, inclusief Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint, opgeslagen op Nederlandse servers.
- Migratiebegeleiding: We begeleiden de overstap van Google Workspace of een andere omgeving naar Microsoft 365, met minimale verstoring van je dagelijkse werk.
Wil je weten welke Microsoft 365-oplossing het beste past bij jouw bedrijf? Bekijk ons aanbod voor Microsoft 365 Business of neem direct contact op via de XtraConnect-website. We denken graag met je mee.