Microsoft 365 Business bevat een uitgebreid pakket aan apps dat varieert per abonnement, maar altijd de bekende kantoorprogramma’s zoals Word, Excel, Outlook en Teams omvat. Afhankelijk van het gekozen abonnement (Basic, Standard of Premium) krijg je toegang tot meer of minder apps en beveiligingsfuncties. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de apps in Microsoft 365 Business, zodat je precies weet wat je krijgt.
Hoeveel apps zijn inbegrepen in Microsoft 365 Business?
Microsoft 365 Business omvat afhankelijk van het abonnement tussen de tien en twintig apps en diensten. Bij Microsoft 365 Business Basic gaat het om webversies en mobiele versies van de apps. Bij Business Standard en Premium krijg je ook de volledige desktopversies, inclusief extra tools voor beveiliging en beheer.
De apps die in vrijwel elk Microsoft 365 Business-abonnement zijn inbegrepen:
- Outlook (e-mail en agenda)
- Word, Excel en PowerPoint (kantoorprogramma’s)
- Teams (communicatie en samenwerking)
- OneDrive (persoonlijke cloudopslag)
- SharePoint (gedeelde documentopslag)
- OneNote (notities)
- Forms, Planner en To Do (planning en taakbeheer)
- Exchange Online (zakelijke e-mailhosting)
Bij Business Standard komen daar apps bij zoals Bookings (afsprakenbeheer) en Stream (videodeling). Business Premium voegt daar nog uitgebreide beveiligingstools aan toe, zoals Microsoft Defender for Business.
Wat zijn de kernprogramma’s van Microsoft 365 Business?
De kernprogramma’s van Microsoft 365 Business zijn Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Dit zijn de apps die medewerkers dagelijks gebruiken voor documenten, spreadsheets, presentaties, e-mail en overleg. Ze vormen de basis van elke werkplek binnen het pakket.
Elk van deze programma’s is ontworpen om naadloos samen te werken. Vanuit Outlook open je direct een Teams-vergadering. Vanuit Teams deel je een Word-document dat in OneDrive staat. Vanuit Excel sla je bestanden op in SharePoint zodat collega’s er tegelijk in kunnen werken.
Wat deze kernprogramma’s zo nuttig maakt voor bedrijven:
- Word ondersteunt gezamenlijk bewerken in real time, inclusief versiegeschiedenis
- Excel bevat krachtige formules, draaitabellen en koppelingen met externe databronnen
- PowerPoint biedt professionele sjablonen en co-auteurschap
- Outlook integreert e-mail, agenda, contacten en taken in één omgeving
- Teams combineert chat, bellen, vergaderen en samenwerken in één platform
Wat doet Microsoft Teams in Microsoft 365 Business?
Microsoft Teams is de centrale communicatiehub binnen Microsoft 365 Business. De app combineert chatten, videobellen, vergaderen, bestanden delen en samenwerken in één omgeving. Teams vervangt daarmee losse tools voor e-mail, videoconferencing en projectcommunicatie.
Teams werkt met zogenaamde “kanalen”: gestructureerde gespreksruimtes per team, project of afdeling. Elk kanaal heeft een eigen chatgeschiedenis, gedeelde bestanden en notities. Zo blijft communicatie overzichtelijk en vind je eerdere afspraken of documenten snel terug.
Praktische functies die Teams biedt binnen Microsoft 365 Business:
- Videovergaderingen met maximaal honderden deelnemers
- Scherm delen tijdens gesprekken
- Directe koppeling met Word, Excel en PowerPoint voor samenwerken in documenten
- Aanwezigheidsstatus van collega’s in real time
- Integratie met de agenda in Outlook
- Teams Phone als optie voor zakelijk bellen via het platform
Teams is ook beschikbaar als mobiele app, zodat medewerkers ook onderweg bereikbaar blijven en kunnen deelnemen aan vergaderingen.
Wat is het verschil tussen OneDrive, SharePoint en Teams voor bestandsopslag?
Het belangrijkste verschil is het doel: OneDrive is persoonlijke opslag voor individuele bestanden, SharePoint is gedeelde opslag voor teams en afdelingen, en Teams gebruikt SharePoint op de achtergrond voor bestanden die in kanalen worden gedeeld. Ze vullen elkaar aan en zijn niet bedoeld als vervanging van elkaar.
OneDrive: persoonlijke werkruimte
OneDrive is de persoonlijke schijf van elke medewerker. Bestanden die je hier opslaat, zijn standaard alleen voor jou zichtbaar. Je kunt ze wel delen met specifieke collega’s of externe partijen, maar het beheer ligt bij jou. Denk aan concepten, persoonlijke notities of documenten die je nog niet wilt delen met het hele team.
SharePoint: gedeelde documentbibliotheken
SharePoint is de gedeelde opslagomgeving voor teams, afdelingen of de hele organisatie. Hier sla je documenten op die meerdere mensen moeten kunnen lezen of bewerken. SharePoint ondersteunt uitgebreide rechtenstructuren, versiebeheer en automatische workflows. Het is de ruggengraat van documentbeheer in grotere organisaties.
Teams en de verbinding met SharePoint
Wanneer je in Microsoft Teams een bestand deelt in een kanaal, slaat Teams dat bestand automatisch op in een SharePoint-bibliotheek die aan dat team is gekoppeld. Je hoeft dat als gebruiker niet te weten, maar het betekent wel dat bestanden die je in Teams deelt, ook via SharePoint toegankelijk zijn en daar beheerd kunnen worden.
Welke beveiligingsapps zitten er in Microsoft 365 Business Premium?
Microsoft 365 Business Premium bevat een uitgebreide set beveiligingstools die niet beschikbaar zijn in Basic of Standard. De belangrijkste toevoeging is Microsoft Defender for Business, een volwaardige endpoint-beveiligingsoplossing voor computers en mobiele apparaten binnen de organisatie.
Andere beveiligingsfuncties die exclusief bij Business Premium horen:
- Microsoft Entra ID P1 (voorheen Azure AD Premium P1): geavanceerd identiteitsbeheer en toegangscontrole
- Intune: beheer van apparaten en apps op afstand, inclusief het op afstand wissen van verloren of gestolen apparaten
- Azure Information Protection: gevoelige documenten labelen, versleutelen en toegang beperken
- Defender for Office 365 Plan 1: bescherming tegen phishing, schadelijke bijlagen en gevaarlijke links in e-mail
- Conditional Access: toegang tot bedrijfsdata beperken op basis van locatie, apparaat of gebruikersrol
Business Premium is daarmee niet alleen een pakket met meer apps, maar een complete beveiligingslaag bovenop de standaard kantoorprogramma’s. Voor bedrijven die werken met gevoelige klantdata of persoonsgegevens is dit abonnement aanzienlijk sterker dan de lagere varianten.
Welk Microsoft 365 Business-abonnement past bij welk bedrijf?
De keuze tussen Microsoft 365 Business Basic, Standard en Premium hangt af van hoe je werkt, welke apps je nodig hebt en hoe zwaar je beveiligingseisen zijn. Basic past bij lichte gebruikers die vooral online werken. Standard is geschikt voor de meeste mkb-bedrijven. Premium is bedoeld voor organisaties met hogere beveiligingseisen.
Een praktisch overzicht om de keuze te maken:
- Business Basic: Geschikt als medewerkers voornamelijk via de browser werken en geen desktopapps nodig hebben. Bevat Teams, Exchange Online, OneDrive en SharePoint, maar geen geïnstalleerde versies van Word, Excel of PowerPoint.
- Business Standard: De meest gekozen optie voor mkb-bedrijven. Bevat alle desktopapps, Teams, Bookings en Stream. Geschikt als medewerkers op hun eigen computer werken met de volledige Office-suite.
- Business Premium: De aangewezen keuze voor bedrijven die werken met gevoelige data, meerdere apparaten beheren of hogere beveiligingsvereisten hebben vanuit wet- en regelgeving, zoals de AVG.
Houd er rekening mee dat alle drie de abonnementen maximaal 300 gebruikers ondersteunen. Groeit je organisatie daar overheen, dan is een overstap naar Microsoft 365 Enterprise de logische volgende stap.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365 Business
Wij beheren Microsoft 365 Business volledig voor je, van licenties en installatie tot beveiliging en dagelijks beheer. Dat betekent dat je niet zelf hoeft bij te houden welke abonnementen je hebt, wanneer licenties verlopen of hoe je beveiligingsinstellingen correct configureert. Wij regelen dat.
Wat wij concreet voor je doen:
- Licentiebeheer: wij houden bij hoeveel licenties je nodig hebt en schalen mee als je groeit of krimpt
- Beveiliging: wij configureren de beveiligingsinstellingen passend bij jouw bedrijf en abonnement
- Opslag in Nederland: je data kun je bij ons opslaan op Nederlandse servers, buiten het bereik van de Amerikaanse Cloud Act
- Back-up van Microsoft 365-data: wij maken dagelijks een veilige back-up van je Outlook, OneDrive, Teams en SharePoint op Nederlandse servers
- Persoonlijk aanspreekpunt: je belt ons direct, geen wachtrijen of ticketsystemen
Wil je weten welk abonnement bij jouw bedrijf past of hoe je data veiliger kunt opslaan? Neem contact op via XtraConnect en we kijken samen wat de beste keuze is voor jouw situatie.