Je geeft een externe medewerker toegang tot één projectmap door die map te delen via OneDrive of SharePoint in Microsoft 365. Je kiest daarbij of je werkt met een deellink of met gastgebruikerstoegang, stelt de machtigingen in op mapniveau en nodigt de persoon uit via e-mail. De externe medewerker krijgt dan alleen toegang tot die specifieke map, niet tot de rest van je omgeving. In dit artikel lopen we stap voor stap door alle opties, instellingen en het intrekken van toegang achteraf.
Welke opties zijn er om een map te delen met een externe medewerker?
Om een OneDrive-map of SharePoint-map te delen met een externe medewerker heb je twee hoofdopties: een deellink aanmaken of de externe persoon toevoegen als gastgebruiker. Beide methoden werken binnen Microsoft 365, maar ze verschillen in hoe je de toegang beheert en hoe veilig de verbinding is. De juiste keuze hangt af van hoe lang de samenwerking duurt en hoe gevoelig de bestanden zijn.
Hier is een overzicht van de twee opties naast elkaar:
- Deellink: Je genereert een link die je per e-mail of chat verstuurt. Iedereen met de link kan de map openen, tenzij je de link beveiligt met een wachtwoord of beperkt tot specifieke personen.
- Gastgebruikerstoegang: Je voegt de externe medewerker toe op basis van zijn of haar e-mailadres. De persoon logt in met een Microsoft-account of een eenmalige verificatiecode en heeft een persoonlijk toegangsprofiel dat je kunt beheren en intrekken.
Voor kortlopende, laagdrempelige samenwerking volstaat een deellink. Voor projecten waarbij je meer controle wilt houden over wie precies toegang heeft en wanneer, is gastgebruikerstoegang de betere keuze.
Wat is het verschil tussen een deellink en gastgebruikerstoegang?
Het belangrijkste verschil is identificatie en beheer. Een deellink is anoniem: je weet niet altijd wie de link heeft geopend of doorgestuurd. Gastgebruikerstoegang is persoonsgebonden: je koppelt de toegang aan een specifiek e-mailadres en de externe medewerker moet zich authenticeren voordat hij of zij iets kan zien.
Deellink: snel maar minder controleerbaar
Met een deellink stel je in of iemand de map alleen mag bekijken of ook mag bewerken. Je kunt een vervaldatum instellen en eventueel een wachtwoord toevoegen. Het nadeel is dat je niet kunt zien wie de link precies heeft gebruikt, en dat de link doorgestuurd kan worden naar anderen als je dat niet uitdrukkelijk blokkeert.
Gastgebruikerstoegang: persoonsgebonden en traceerbaar
Gastgebruikerstoegang vraagt iets meer instelwerk, maar geeft je aanzienlijk meer controle. De externe medewerker verschijnt in je Microsoft 365-omgeving als gast; je kunt zijn of haar activiteit zien in het auditlog en je kunt de toegang op elk moment intrekken zonder dat andere gebruikers daar iets van merken. Dit is de aanbevolen methode voor projectmappen met vertrouwelijke inhoud.
Hoe stel je mapeigenschappen in zodat de externe medewerker alleen die ene map ziet?
Je zorgt ervoor dat een externe medewerker alleen de gedeelde projectmap ziet door de machtigingen uitsluitend op mapniveau in te stellen, niet op het niveau van de volledige bibliotheek of site. In SharePoint doe je dit via unieke machtigingen per map. In OneDrive werkt dit automatisch: je deelt de map, en de externe gebruiker ziet alleen die map, niet je volledige OneDrive.
Zo stel je dit correct in voor SharePoint:
- Navigeer naar de map die je wilt delen in SharePoint.
- Klik op de drie puntjes naast de mapnaam en kies Toegang beheren.
- Kies voor Rechtstreeks toegang verlenen en voer het e-mailadres van de externe medewerker in.
- Stel het machtigingsniveau in op Kan bewerken of Kan weergeven, afhankelijk van wat nodig is.
- Schakel de optie uit om toegang te verlenen tot de bovenliggende site of bibliotheek.
Op deze manier heeft de externe medewerker geen zicht op andere mappen, documenten of teamsites binnen jouw Microsoft 365-omgeving. De rest van je omgeving blijft volledig afgeschermd.
Hoe nodig je een externe medewerker uit en wat ziet hij aan zijn kant?
Je nodigt een externe medewerker uit door zijn of haar e-mailadres in te voeren bij het delen van de map. Microsoft 365 stuurt vervolgens automatisch een uitnodigingsmail met een directe link naar de gedeelde map. De externe medewerker hoeft geen Microsoft-account te hebben: verificatie kan ook via een eenmalige toegangscode die naar zijn of haar e-mailadres wordt gestuurd.
Wat de externe medewerker ziet nadat hij of zij is ingelogd:
- Alleen de gedeelde map, niet de rest van je OneDrive of SharePoint-omgeving.
- De bestanden en submappen binnen die projectmap, afhankelijk van de machtigingen die je hebt ingesteld.
- De mogelijkheid om bestanden te bekijken, te bewerken of te uploaden, afhankelijk van of je Kan weergeven of Kan bewerken hebt gekozen.
- Geen toegang tot Teams-kanalen, andere SharePoint-sites of andere gedeelde schijven binnen jouw organisatie.
Werkt de externe medewerker via een browser, dan opent de map direct in de webversie van Microsoft 365. Er is geen installatie nodig. Bestanden openen, bewerken en opslaan gaat volledig via de browser, wat de drempel voor de externe medewerker laag houdt.
Hoe trek je de toegang van een externe medewerker daarna weer in?
Je trekt de toegang van een externe medewerker in via Toegang beheren op de gedeelde map, of via het Microsoft 365-beheercentrum als je beheerdersrechten hebt. Zodra je de toegang intrekt, verliest de externe medewerker direct de mogelijkheid om de map te openen. Eerder gedownloade bestanden blijven lokaal beschikbaar, maar nieuwe wijzigingen in de map zijn niet meer zichtbaar.
Voor deellinks trek je de toegang in door de link te deactiveren:
- Ga naar de map in OneDrive of SharePoint.
- Klik op Toegang beheren of Koppeling beheren.
- Klik op Koppeling verwijderen of Toegang intrekken naast de naam van de externe gebruiker.
Bij gastgebruikerstoegang kun je ook de gastgebruiker volledig verwijderen uit je Microsoft 365-omgeving via het Azure Active Directory-beheercentrum. Dit is relevant als de externe medewerker op meerdere plekken toegang had of als je de samenwerking volledig wilt afsluiten. Stel bij tijdelijke samenwerking altijd een vervaldatum in bij het aanmaken van de toegang, zodat je dit achteraf niet handmatig hoeft te doen.
Hoe XtraConnect helpt met externe toegang tot projectmappen
Externe toegang goed inrichten vraagt om de juiste Microsoft 365-instellingen, maar ook om een omgeving die veilig en beheersbaar is. Wij helpen onze klanten daarbij op een manier die past bij hun situatie.
Via onze servers bieden wij de mogelijkheid om Microsoft 365 te gebruiken vanuit een centrale, Nederlandse omgeving. Dat is met name handig voor kantoren of franchises met meerdere locaties, omdat centrale opslag in Nederland standaard is inbegrepen. Een klein stukje software op de computer van de klant, de client, legt verbinding met onze servers en laadt de toegewezen apps in een overzicht. Door op een app te klikken opent die app zich lokaal op het scherm, alsof het een lokale app is. De app draait echter op de server, inclusief alle verwerking en dataopslag. Gebruikers hebben alleen toegang tot de apps waarvoor zij bevoegd zijn, en via die apps tot hun eigen data. Vrij rondkijken op de servers is niet mogelijk. Gedeelde schijven voor samenwerking zijn uiteraard wel beschikbaar. Inloggen gaat altijd via gebruikersnaam, wachtwoord en tweefactorauthenticatie (2FA).
Wat wij concreet regelen rondom externe toegang en Microsoft 365-beheer:
- Beheer van Microsoft 365-licenties, inclusief gastgebruikers en externe toegangsrechten.
- Inrichten van gedeelde mappen en machtigingen op maat voor jouw organisatiestructuur.
- Veilige dataopslag in Nederland, buiten het bereik van buitenlandse wetgeving zoals de Amerikaanse Cloud Act.
- Back-up van alle Microsoft 365-data op Nederlandse servers, zodat je altijd een betrouwbare kopie hebt.
- Persoonlijk beheer en een vast aanspreekpunt, ook als je een externe medewerker wilt toevoegen of verwijderen.
Wil je weten hoe wij jouw Microsoft 365-omgeving inrichten zodat externe samenwerking veilig en overzichtelijk verloopt? Neem dan contact op met XtraConnect. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw situatie.