OneDrive is de persoonlijke cloudopslag die standaard is ingebouwd in elk Microsoft 365 Business-abonnement. Je gebruikt het om bestanden op te slaan, te synchroniseren tussen apparaten en te delen met collega’s of externe partijen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe OneDrive werkt binnen Microsoft 365 Business, wat je ermee kunt en waar de grenzen liggen.
Hoeveel opslagruimte krijg je met OneDrive in Microsoft 365 Business?
Met een Microsoft 365 Business-abonnement krijgt elke gebruiker 1 TB aan persoonlijke OneDrive-opslagruimte. Dit geldt voor de meeste zakelijke abonnementen, waaronder Microsoft 365 Business Basic, Business Standard en Business Premium. Voor de meeste mkb-organisaties is 1 TB per gebruiker ruim voldoende voor documenten, spreadsheets, presentaties en andere werkbestanden.
Het is wel nuttig om te weten dat deze opslag persoonlijk is: elke medewerker heeft zijn of haar eigen OneDrive-omgeving. Gedeelde teamopslag regel je via SharePoint, dat losstaat van de persoonlijke OneDrive-quota. Als een medewerker de organisatie verlaat, kun je als beheerder diens OneDrive-inhoud overdragen aan een andere gebruiker of archiveren, zodat je geen bestanden kwijtraakt.
Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?
Het belangrijkste verschil is dat OneDrive persoonlijke opslag is, terwijl SharePoint gedeelde teamopslag is. OneDrive is bedoeld voor bestanden die primair van jou zijn, ook als je ze incidenteel deelt. SharePoint is ontworpen voor documenten waaraan een team structureel samenwerkt en die centraal toegankelijk moeten zijn.
In de praktijk werken OneDrive en SharePoint nauw samen binnen Microsoft 365 Business. Bestanden die je opslaat in een Teams-kanaal staan technisch gezien in SharePoint. Bestanden in je persoonlijke OneDrive zijn standaard alleen voor jou zichtbaar, tenzij je ze actief deelt. Hieronder zie je de belangrijkste verschillen op een rij:
- OneDrive: persoonlijke opslag, standaard privé, ideaal voor individuele werkbestanden
- SharePoint: gedeelde teamopslag, toegankelijk voor meerdere gebruikers tegelijk, ideaal voor projectdocumentatie en teambibliotheken
- Samenwerking: beide platforms ondersteunen realtime samenwerking in Word, Excel en PowerPoint
- Beheer: SharePoint biedt uitgebreidere mogelijkheden voor rechtenstructuren en documentbeheer op organisatieniveau
Voor kleine teams volstaat OneDrive vaak voor dagelijks gebruik. Naarmate je organisatie groeit of meer structuur nodig heeft in documentbeheer, wordt SharePoint steeds relevanter.
Hoe synchroniseert OneDrive bestanden met je computer?
OneDrive synchroniseert bestanden via de OneDrive-synchronisatieclient, een kleine applicatie die op je computer wordt geïnstalleerd. Zodra je inlogt met je Microsoft 365-account, verschijnt er een OneDrive-map op je computer. Alles wat je daarin opslaat, wordt automatisch gesynchroniseerd naar de cloud en omgekeerd.
De synchronisatieclient werkt op de achtergrond en houdt je bestanden up-to-date op alle apparaten waarop je bent ingelogd. Dat betekent dat je een document op je laptop kunt beginnen en het later op een andere computer of via de browser kunt openen, zonder handmatig te hoeven uploaden of downloaden.
Een nuttige functie is Bestanden op aanvraag (Files On-Demand). Hiermee zijn bestanden wel zichtbaar in je OneDrive-map, maar worden ze pas gedownload naar je harde schijf op het moment dat je ze opent. Dit bespaart opslagruimte op je apparaat, wat vooral handig is op laptops met beperkte schijfruimte. Je herkent bestanden in de cloud aan een wolkicoontje; bestanden die lokaal beschikbaar zijn, hebben een groen vinkje.
Hoe deel je bestanden en mappen via OneDrive?
Je deelt bestanden en mappen in OneDrive door met de rechtermuisknop op een bestand te klikken en te kiezen voor “Delen” of via de OneDrive-webinterface op office.com. Je kunt een deellink genereren of direct een e-mailadres invoeren van de persoon met wie je wilt delen.
Bij het delen heb je controle over de toegangsrechten. Je kiest zelf wat de ontvanger mag doen:
- Alleen weergeven: de ontvanger kan het bestand lezen maar niet bewerken
- Bewerken: de ontvanger kan wijzigingen aanbrengen in het bestand
- Iedereen met de link: geschikt voor extern delen, ook zonder Microsoft-account
- Specifieke personen: alleen de opgegeven e-mailadressen krijgen toegang
Je kunt ook een vervaldatum instellen voor een deellink of de link op elk moment intrekken. Dit maakt OneDrive nuttig voor zowel intern samenwerken als het veilig delen van documenten met klanten of externe partners. Let er wel op dat je bij gevoelige bestanden altijd bewust kiest voor “Specifieke personen” in plaats van een openbare link.
Hoe veilig is OneDrive voor zakelijke gegevens?
OneDrive biedt een solide basisbeveiliging met versleuteling, tweefactorauthenticatie en geavanceerde dreigingsdetectie, maar de veiligheid voor zakelijke gegevens hangt sterk af van waar de data wordt opgeslagen en welke wet- en regelgeving van toepassing is.
Microsoft versleutelt bestanden zowel tijdens overdracht als in opslag. Binnen Microsoft 365 Business kun je als beheerder aanvullende beveiligingspolicies instellen, zoals het blokkeren van downloads op onbeheerde apparaten of het verplichten van meervoudige verificatie. Dat zijn nuttige maatregelen voor de meeste organisaties.
Toch zijn er relevante aandachtspunten voor zakelijk gebruik. De data van standaard Microsoft 365-abonnementen wordt opgeslagen op servers van Microsoft, dat als Amerikaans bedrijf valt onder de Amerikaanse Cloud Act. Die wet geeft Amerikaanse autoriteiten het recht om data op te vragen bij Amerikaanse bedrijven, ook als die data fysiek in Europa staat opgeslagen. Voor organisaties die werken met gevoelige klantgegevens, juridische documenten of medische dossiers is dit een serieuze overweging. Europese privacywetgeving zoals de AVG biedt bescherming, maar de spanning tussen de AVG en de Cloud Act is een juridisch grijs gebied dat nog niet definitief is opgelost.
Wat is het verschil tussen OneDrive-back-up en een aparte Microsoft 365-back-up?
OneDrive is geen back-upoplossing, maar een synchronisatiedienst. Dat is een belangrijk onderscheid. Als je een bestand per ongeluk verwijdert of overschrijft, biedt OneDrive wel een prullenbak en versiegeschiedenis, maar die bescherming is beperkt in tijd en scope. Een aparte Microsoft 365-back-up slaat een onafhankelijke kopie op van al je data, buiten de Microsoft-omgeving.
Hier is het praktische verschil:
- OneDrive-prullenbak: verwijderde bestanden blijven standaard 93 dagen beschikbaar, daarna zijn ze definitief weg
- Versiegeschiedenis: OneDrive bewaart eerdere versies van bestanden, maar de bewaartermijn is beperkt en afhankelijk van je abonnement
- Geen bescherming tegen ransomware op lange termijn: als bestanden versleuteld worden door ransomware en dit niet snel genoeg wordt opgemerkt, kunnen ook de gesynchroniseerde cloudversies aangetast zijn
- Aparte back-up: een onafhankelijke back-up slaat een volledige kopie op van OneDrive, Outlook, SharePoint, Teams en contacten op een apart systeem, buiten de Microsoft-omgeving
Voor bedrijven die werken met waardevolle of gevoelige data is een aparte back-upoplossing dan ook een verstandige aanvulling op OneDrive, niet een vervanging ervan.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365 Business en OneDrive
Wij bij XtraConnect beheren Microsoft 365 Business volledig voor je, inclusief OneDrive, SharePoint, Outlook en Teams. Dat betekent dat je je geen zorgen hoeft te maken over licenties, beveiliging of configuratie. We bieden daarvoor verschillende opties, afhankelijk van wat het beste bij je organisatie past:
- Microsoft 365 op je eigen computer: wij beheren je licenties en beveiliging, data wordt opgeslagen in de Microsoft-omgeving
- Microsoft 365 op onze eigen Nederlandse servers: je data blijft volledig in Nederland, buiten het bereik van de Cloud Act en voldoet aan de AVG
- Microsoft 365 op een Virtual Private Server (VPS): een volledig afgeschermde server in ons Nederlandse serverpark, exclusief voor jouw organisatie
- Microsoft 365 Data Back-up in Nederland: wij maken een veilige, onafhankelijke back-up van al je Microsoft 365-data op Nederlandse servers, zodat je altijd beschikt over een betrouwbare kopie
Wil je weten welke optie het beste past bij jouw situatie? Bekijk ons aanbod voor Microsoft 365 Business of neem direct contact op via XtraConnect.nl. We denken graag met je mee.