SharePoint is een samenwerkingsplatform dat standaard is ingebouwd in Microsoft 365 Business. Het stelt teams in staat om documenten centraal op te slaan, te delen en samen te bewerken vanuit één beveiligde omgeving. SharePoint werkt nauw samen met Teams, Outlook en OneDrive, waardoor het een centrale spil wordt in de dagelijkse werkplek. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe SharePoint precies werkt binnen Microsoft 365 Business.
Wat kun je allemaal doen met SharePoint?
Met SharePoint kun je documenten centraal opslaan, teamsites aanmaken, nieuws en aankondigingen delen, werkprocessen automatiseren en samen in real time aan bestanden werken. Het platform functioneert als een intranet en documentbeheerder ineen, beschikbaar via de browser of de Microsoft 365-apps op je computer.
In de praktijk gebruik je SharePoint voor uiteenlopende taken:
- Centrale documentopslag: Alle bestanden van een team of afdeling staan op één plek, altijd up-to-date en toegankelijk voor iedereen met de juiste rechten.
- Teamsites: Elke afdeling of project krijgt een eigen site met bestanden, lijsten, agenda’s en nieuws.
- Samenwerken aan documenten: Meerdere collega’s kunnen tegelijkertijd in hetzelfde Word-, Excel- of PowerPoint-bestand werken.
- Intranet en communicatie: Je kunt bedrijfsnieuws publiceren, handleidingen delen en medewerkers informeren via een interne nieuwspagina.
- Workflowautomatisering: Via Power Automate koppel je SharePoint aan andere processen, zoals het automatisch versturen van meldingen bij een nieuwe upload.
SharePoint is daarmee veel meer dan alleen een bestandsserver. Het is een platform waarmee je de samenwerking binnen je bedrijf structureel organiseert.
Hoe verschilt SharePoint van OneDrive binnen Microsoft 365?
Het belangrijkste verschil is dat OneDrive persoonlijke opslag is en SharePoint gedeelde teamopslag. In OneDrive sla je bestanden op die van jou zijn of die je tijdelijk met anderen deelt. In SharePoint sla je bestanden op die van het team of de organisatie zijn, ongeacht wie ze aanmaakt.
Dit verschil heeft directe gevolgen voor de praktijk:
- Verlaat een medewerker het bedrijf, dan blijven bestanden in SharePoint gewoon beschikbaar voor het team. Bestanden in OneDrive zijn gekoppeld aan het persoonlijke account van die medewerker.
- SharePoint heeft uitgebreidere beheermogelijkheden voor rechten, versiebeheer en structuur. OneDrive is eenvoudiger en meer gericht op individueel gebruik.
- Teams-kanalen zijn altijd gekoppeld aan een SharePoint-teamsite. Bestanden die je in Teams deelt, worden automatisch opgeslagen in SharePoint, niet in OneDrive.
Een goede vuistregel: gebruik OneDrive voor je persoonlijke werkbestanden en concepten, en SharePoint voor alles wat het team gezamenlijk beheert en gebruikt.
Hoe werkt het beheer van rechten en toegang in SharePoint?
In SharePoint beheer je toegang op basis van rollen en machtigingsniveaus. Je kunt bepalen wie een site mag bekijken, wie bestanden mag bewerken en wie beheerder is. Dit doe je op siteniveau, op mapniveau en zelfs op het niveau van afzonderlijke bestanden.
De drie meest gebruikte standaardrollen zijn:
- Eigenaar: Volledige controle over de site, inclusief het beheren van rechten van anderen.
- Lid: Kan bestanden toevoegen, bewerken en verwijderen, maar heeft geen toegang tot instellingen.
- Bezoeker: Kan alleen lezen, niet bewerken of toevoegen.
Naast deze standaardrollen kun je aangepaste machtigingsniveaus instellen. Zo geef je een externe partij bijvoorbeeld alleen toegang tot één specifieke map, zonder dat ze de rest van de site zien. De beheerder van de Microsoft 365-omgeving heeft altijd een overzicht van wie toegang heeft tot welke sites en bestanden. Dit maakt SharePoint goed beheersbaar, ook als je organisatie groeit.
Hoe integreert SharePoint met Microsoft Teams en Outlook?
SharePoint integreert naadloos met Teams en Outlook omdat alle drie onderdeel zijn van hetzelfde Microsoft 365-platform. Elk Teams-kanaal heeft automatisch een bijbehorende SharePoint-bibliotheek waar alle gedeelde bestanden worden opgeslagen. Je hoeft daar zelf niets voor in te stellen.
Integratie met Microsoft Teams
Wanneer je in Teams een bestand deelt of bewerkt, werk je feitelijk in SharePoint. Via het tabblad “Bestanden” in een Teams-kanaal zie je direct de SharePoint-bibliotheek van dat kanaal. Je kunt SharePoint-pagina’s ook als tabblad toevoegen aan een Teams-kanaal, zodat je teamsite direct zichtbaar is tijdens vergaderingen of samenwerking.
Integratie met Outlook
Vanuit Outlook kun je SharePoint-bestanden als link delen in plaats van als bijlage. Zo werk je altijd met de meest recente versie van een document en hoef je geen grote bestanden te versturen. Outlook-agenda’s kunnen ook worden gesynchroniseerd met SharePoint-lijsten, wat handig is voor projectplanning of het bijhouden van deadlines.
Welk Microsoft 365 Business-abonnement heb je nodig voor SharePoint?
SharePoint is beschikbaar in alle Microsoft 365 Business-abonnementen, waaronder Business Basic, Business Standard en Business Premium. Het exacte niveau van functionaliteiten verschilt per abonnement, maar de kernfuncties van SharePoint zijn in alle drie beschikbaar.
Hier is een overzicht van de relevante verschillen:
- Microsoft 365 Business Basic: Toegang tot SharePoint via de browser, inclusief teamsites, documentbeheer en samenwerking. Geen desktopversies van Office-apps inbegrepen.
- Microsoft 365 Business Standard: Alle functies van Basic, plus de volledige Office-apps op je computer (Word, Excel, PowerPoint). Hiermee werk je ook offline en synchroniseer je bestanden via OneDrive naar SharePoint.
- Microsoft 365 Business Premium: Alle functies van Standard, aangevuld met uitgebreide beveiligings- en compliancefuncties. Nuttig voor bedrijven die werken met gevoelige gegevens en extra controle nodig hebben over toegang en gegevensbescherming.
Voor de meeste MKB-bedrijven biedt Business Standard de beste balans tussen functionaliteit en prijs. Heb je te maken met strenge privacyvereisten of gevoelige bedrijfsdata, dan is Business Premium de logische keuze.
Hoe zorg je dat SharePoint veilig en AVG-proof blijft?
SharePoint veilig en AVG-proof houden vraagt om een combinatie van technische instellingen en organisatorische maatregelen. De belangrijkste stappen zijn: toegangsrechten goed instellen, externe deling beperken, versiegeschiedenis activeren en gevoelige bestanden voorzien van extra beveiliging.
Concrete maatregelen die je kunt nemen:
- Beperk externe deling: Stel in dat bestanden alleen gedeeld kunnen worden met mensen binnen je organisatie, tenzij er een expliciete reden is voor extern delen.
- Activeer Multi-Factor Authenticatie (MFA): Zo voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen, zelfs als een wachtwoord uitlekt.
- Gebruik gevoeligheidslabels: Met Microsoft Purview (inbegrepen bij Business Premium) kun je bestanden classificeren als vertrouwelijk, waarna extra beveiligingsregels automatisch van toepassing zijn.
- Controleer regelmatig wie toegang heeft: Verwijder accounts van vertrokken medewerkers direct en controleer periodiek de rechten op gevoelige sites.
- Activeer versiebeheer: Hiermee herstel je eerdere versies van documenten als er iets misgaat, zonder dataverlies.
Een aandachtspunt voor privacybewuste organisaties: standaard slaat Microsoft SharePoint-data op in datacenters die kunnen vallen onder de Amerikaanse Cloud Act. Dit betekent dat de Amerikaanse overheid onder bepaalde omstandigheden toegang kan vragen tot die data. Bedrijven die werken met gevoelige klant- of bedrijfsgegevens doen er goed aan hier bewust over na te denken.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365 en SharePoint
Wij beheren de volledige Microsoft 365-omgeving voor onze klanten, inclusief SharePoint. Dat betekent dat je niet zelf hoeft na te denken over licenties, rechten, beveiliging of back-ups. Wij regelen het, en je weet altijd wie je moet bellen als er iets is.
Wat wij concreet voor je doen:
- Inrichten van SharePoint-teamsites afgestemd op de structuur van jouw organisatie
- Beheer van toegangsrechten, zodat medewerkers alleen zien wat ze moeten zien
- Microsoft 365-back-up op Nederlandse servers, zodat SharePoint-data altijd herstelbaar is bij verlies of een incident
- Keuze voor opslag op onze eigen Nederlandse servers, buiten het bereik van de Cloud Act en zonder risico op gebruik als AI-trainingsdata
- Persoonlijk aanspreekpunt dat jouw bedrijf en werkwijze kent
Wil je weten welk abonnement bij jouw organisatie past of hoe we SharePoint voor jou kunnen inrichten? Bekijk ons aanbod voor Microsoft 365 Business of neem direct contact op via de XtraConnect-website. We denken graag met je mee.