Een back-up van je Microsoft 365 Business-data maak je via een externe back-upoplossing die jouw gegevens kopieert naar een aparte, onafhankelijke opslaglocatie. Microsoft zelf biedt namelijk geen volledige back-up van jouw data. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor het veiligstellen van bestanden, e-mails en andere bedrijfsdata. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over Microsoft 365-back-ups, van wat er standaard wordt opgeslagen tot hoe je de juiste oplossing kiest.
Wat wordt er standaard opgeslagen door Microsoft 365?
Microsoft 365 slaat jouw actieve bedrijfsdata op in de cloud, verspreid over verschillende diensten. Denk aan e-mails en agenda’s in Outlook, bestanden in OneDrive en SharePoint, chats en vergadernotities in Teams, en contactpersonen in het adresboek. Deze data is toegankelijk via internet en wordt gesynchroniseerd tussen apparaten.
Wat Microsoft opslaat is echter niet hetzelfde als een back-up. De opslag is bedoeld voor toegang en samenwerking, niet voor herstel na dataverlies. Microsoft bewaart verwijderde bestanden tijdelijk in de Prullenbak of via versiebeheer, maar die bewaartermijnen zijn beperkt. Zodra die termijn verloopt, is data definitief weg.
Hier een overzicht van waar jouw data standaard terechtkomt:
- Outlook: e-mails, agenda, contacten en taken
- OneDrive: persoonlijke bestanden van individuele gebruikers
- SharePoint: gedeelde bestanden en teamsites
- Teams: chats, kanaalberichten en gedeelde bestanden
Maakt Microsoft automatisch een back-up van jouw data?
Nee, Microsoft maakt geen volledige back-up van jouw data. Microsoft beschermt de infrastructuur van haar eigen platform tegen uitval en technische storingen, maar dat is iets anders dan het beschermen van jóuw bedrijfsdata tegen menselijke fouten, ransomware of per ongeluk verwijderde bestanden.
Dit staat ook expliciet beschreven in de Microsoft Shared Responsibility-overeenkomst. Microsoft is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van het platform. Jij bent verantwoordelijk voor de beschikbaarheid en herstelbaarheid van jouw eigen data.
Wat Microsoft wel biedt:
- Tijdelijke prullenbak (standaard 30 tot 93 dagen, afhankelijk van de instelling)
- Versiebeheer voor bestanden in OneDrive en SharePoint
- Bewaarbeleid via Microsoft Purview (alleen in bepaalde abonnementen)
Dit zijn geen back-ups in de traditionele zin. Ze bieden geen bescherming als een medewerker structureel bestanden verwijdert, als een account wordt gehackt, of als ransomware jouw SharePoint-omgeving versleutelt. Voor echte databescherming heb je een externe back-upoplossing nodig.
Wat zijn de risico’s als je geen back-up hebt van Microsoft 365?
Zonder een externe back-up van je Microsoft 365 Business-omgeving loop je het risico om bedrijfsdata permanent te verliezen. De meest voorkomende oorzaken van dataverlies zijn niet technische storingen bij Microsoft, maar menselijke fouten en cyberaanvallen.
Concrete risico’s zijn:
- Per ongeluk verwijderen: een medewerker wist een map of e-mailarchief, en de bewaartermijn is al verlopen
- Ransomware: aanvallers versleutelen bestanden in OneDrive of SharePoint, waardoor ook gesynchroniseerde bestanden onbruikbaar worden
- Vertrekkende medewerkers: als een account wordt verwijderd, verdwijnt ook de bijbehorende data tenzij je dit vooraf regelt
- Licentiewijzigingen: downgraden of opzeggen van een abonnement kan leiden tot verlies van toegang tot data
- Interne sabotage: een ontevreden medewerker verwijdert bewust bestanden of contacten
In al deze situaties biedt Microsofts eigen opslag geen garantie op herstel. Een externe back-up geeft je een onafhankelijk herstelpunt, los van de Microsoft-omgeving zelf.
Hoe maak je een back-up van Microsoft 365-data?
Een back-up van Microsoft 365-data maak je door een externe back-uptool te koppelen aan jouw Microsoft 365-omgeving. Deze tool maakt op regelmatige basis een kopie van jouw data en slaat die op een aparte locatie op, los van Microsoft’s eigen servers.
De stappen om dit in te richten zijn:
- Kies een back-upoplossing die compatibel is met Microsoft 365 en de diensten dekt die jij gebruikt (Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams)
- Verbind de back-uptool met jouw Microsoft 365-tenant via de beheerdersinstellingen
- Stel de back-upfrequentie in: dagelijks is voor de meeste bedrijven een goed uitgangspunt
- Kies een opslaglocatie die onafhankelijk is van Microsoft, bij voorkeur in een ander land of op eigen servers
- Test het herstelproces regelmatig, zodat je weet dat je data ook daadwerkelijk teruggezet kan worden
- Stel retentiebeleid in: hoelang wil je back-ups bewaren? Denk aan minimaal 30 dagen, maar voor compliance-gevoelige sectoren vaak langer
Populaire back-upoplossingen voor Microsoft 365 zijn onder andere Veeam Backup for Microsoft 365, Acronis Cyber Protect en Backupify. Sommige ICT-dienstverleners bieden ook beheerde back-upoplossingen aan, waarbij het beheer volledig uit handen wordt genomen.
Waar wordt de back-up van Microsoft 365 opgeslagen?
De opslaglocatie van je Microsoft 365-back-up is een bewuste keuze die gevolgen heeft voor privacy, compliance en toegankelijkheid. Standaard slaan veel back-upoplossingen data op bij Amerikaanse cloudproviders zoals AWS of Azure, maar dat brengt specifieke risico’s met zich mee.
Opslag bij Amerikaanse cloudproviders
Als jouw back-up wordt opgeslagen bij een Amerikaans bedrijf, valt die data onder de Amerikaanse Cloud Act. Die wet geeft de Amerikaanse overheid het recht om data op te vragen bij bedrijven als Microsoft, Amazon en Google, ook als die data betrekking heeft op Europese bedrijven. Voor bedrijven die werken met gevoelige klant- of bedrijfsdata is dit een relevant risico.
Opslag in Nederland
Opslag op Nederlandse servers biedt meer zekerheid op het gebied van privacy en Europese wetgeving. Data die in Nederland wordt opgeslagen valt onder de AVG en is niet toegankelijk voor buitenlandse overheidsdiensten. Dit is met name relevant voor juridische kantoren, accountantskantoren, zorgorganisaties en financiële dienstverleners die werken met vertrouwelijke informatie.
Kies bij voorkeur een back-upoplossing waarbij je zelf kunt bepalen waar de data fysiek wordt opgeslagen, en waarbij de opslaglocatie transparant wordt gecommuniceerd.
Hoe kies je de juiste back-upoplossing voor Microsoft 365?
De juiste back-upoplossing voor Microsoft 365 kies je op basis van welke data je wilt beschermen, waar je die data wilt opslaan, en hoeveel beheer je zelf wilt doen. Er is geen universeel antwoord, maar er zijn concrete criteria die de keuze sturen.
Let bij het vergelijken van back-upoplossingen op de volgende punten:
- Dekking: dekt de oplossing alle relevante Microsoft 365-diensten? Denk aan Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams en contacten
- Opslaglocatie: waar worden de back-ups fysiek opgeslagen? Is dat in Nederland, de EU of bij een Amerikaans bedrijf?
- Herstelflexibiliteit: kun je losse bestanden of e-mails herstellen, of alleen volledige accounts?
- Retentieperiode: hoe lang worden back-ups bewaard? Is dat aanpasbaar naar jouw behoeften?
- Beheer: beheer je de back-ups zelf, of wordt dat volledig overgenomen door een dienstverlener?
- Compliance: voldoet de oplossing aan de AVG en andere relevante wet- en regelgeving voor jouw sector?
Voor bedrijven zonder eigen IT-afdeling is een volledig beheerde back-upoplossing vaak de meest praktische keuze. Je hoeft dan zelf niet te controleren of back-ups slagen, of herstelprocessen te testen. Dat wordt allemaal voor je geregeld.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365-back-ups
Wij bieden een volledig beheerde back-upoplossing voor Microsoft 365 die jouw data veilig opslaat op Nederlandse servers. Zo houd je volledige controle over jouw bedrijfsdata, zonder afhankelijk te zijn van Amerikaanse cloudproviders of de beperkingen van Microsofts eigen opslag.
Dit is wat onze Microsoft 365-back-up omvat:
- Dagelijkse back-ups van Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams en contacten
- Opslag op Nederlandse servers, buiten het bereik van de Amerikaanse Cloud Act
- Flexibel herstel van losse bestanden, e-mails of volledige accounts
- Volledig beheer door ons team, inclusief monitoring en herstelondersteuning
- Transparante rapportage, zodat je altijd weet dat jouw back-ups slagen
Onze back-upoplossing is onderdeel van een breder pakket aan Microsoft 365 Business-diensten waarmee we jouw volledige digitale werkplek beheren. Wil je weten welke optie het beste past bij jouw situatie? Neem dan contact op via XtraConnect.nl en we denken graag met je mee.