Microsoft 365 Business en Office 365 zijn twee namen voor grotendeels hetzelfde productaanbod van Microsoft. In 2020 hernoemde Microsoft Office 365 naar Microsoft 365, waarbij ook nieuwe functies en beveiligingstools aan de abonnementen werden toegevoegd. Het verschil zit dus niet alleen in de naam, maar ook in wat je als gebruiker erbij krijgt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit onderscheid, zodat je precies weet welk abonnement bij jouw organisatie past.
Waarom bestaat Office 365 niet meer als productnaam?
Office 365 bestaat niet meer als productnaam omdat Microsoft in april 2020 besloot het merk te hernoemen naar Microsoft 365. Deze naamswijziging weerspiegelde een bredere verschuiving: Microsoft wilde duidelijk maken dat het platform meer is dan alleen de bekende Office-apps. De nieuwe naam benadrukt dat het abonnement een compleet productiviteitsplatform is, inclusief beveiliging, samenwerking en cloudopslag.
De reden achter de naamswijziging was dus strategisch. Microsoft 365 omvat naast Word, Excel en PowerPoint ook tools zoals Teams, Intune voor apparaatbeheer en geavanceerde beveiligingsfuncties. Die vielen vroeger buiten de scope van wat je van “Office” verwachtte. Door de naam te veranderen, positioneerde Microsoft het product als een alles-in-één werkplek in plaats van een pakket kantoorprogramma’s.
Voor bestaande Office 365-klanten veranderde er in de praktijk weinig: bestaande abonnementen werden automatisch omgezet naar de corresponderende Microsoft 365-variant. De prijzen bleven aanvankelijk gelijk, maar de abonnementen kregen er functies bij.
Wat zit er in Microsoft 365 Business dat vroeger niet in Office 365 zat?
Microsoft 365 Business bevat ten opzichte van Office 365 een aantal aanvullende functies, met name op het gebied van beveiliging, apparaatbeheer en samenwerking. De meest opvallende toevoegingen zijn geavanceerde dreigingsbeveiliging, Mobile Device Management (MDM) en uitgebreidere compliancetools die in de oorspronkelijke Office 365-abonnementen niet standaard aanwezig waren.
Concreet gaat het om functies als:
- Microsoft Defender for Business: bescherming tegen malware, phishing en ransomware op apparaatniveau
- Intune: centraal beheer van bedrijfsapparaten, inclusief de mogelijkheid om data op afstand te wissen
- Azure Active Directory Premium P1: geavanceerd identiteits- en toegangsbeheer, inclusief meervoudige verificatie
- Microsoft Teams: volledig geïntegreerd in het abonnement, terwijl Teams vroeger als losse toevoeging werd aangeboden
- AutoPilot: automatische configuratie van nieuwe apparaten zonder handmatige IT-tussenkomst
Deze uitbreidingen maken Microsoft 365 Business aantrekkelijker voor organisaties die hun IT-beveiliging serieus nemen, zonder dat ze aparte licenties hoeven aan te schaffen voor afzonderlijke beveiligingsproducten.
Wat zijn de verschillen tussen de Microsoft 365 Business-abonnementen?
Microsoft 365 Business is beschikbaar in drie varianten: Basic, Standard en Premium. Het belangrijkste verschil zit in de mate van beveiliging en de beschikbaarheid van de desktopversies van de Office-apps. Hoe hoger het abonnement, hoe meer beveiligings- en beheerfuncties je erbij krijgt.
Microsoft 365 Business Basic
Dit is het instapabonnement. Je krijgt toegang tot de webversies en mobiele versies van Office-apps zoals Word, Excel en Outlook, maar geen geïnstalleerde desktopversies. Verder zijn Teams, SharePoint, OneDrive en Exchange inbegrepen. Geschikt voor organisaties die voornamelijk in de browser werken en geen zware Office-toepassingen nodig hebben.
Microsoft 365 Business Standard
Standard voegt aan Basic toe dat je de Office-apps wél lokaal kunt installeren op maximaal vijf apparaten per gebruiker. Dit abonnement is voor de meeste mkb-organisaties de meest gekozen optie, omdat het de vertrouwde desktopapplicaties combineert met cloudopslag en samenwerking via Teams en SharePoint.
Microsoft 365 Business Premium
Premium bevat alles van Standard, aangevuld met uitgebreide beveiligings- en compliancefuncties. Denk aan Microsoft Defender for Business, Intune voor apparaatbeheer, Azure AD Premium P1 en geavanceerde informatiebescherming. Dit abonnement is geschikt voor organisaties die werken met gevoelige data en een hoger beveiligingsniveau nodig hebben.
Heeft een overstap van Office 365 naar Microsoft 365 gevolgen voor bestaande data?
Nee, een overstap van Office 365 naar Microsoft 365 heeft geen gevolgen voor bestaande data. Microsoft heeft de meeste klanten automatisch gemigreerd bij de naamswijziging in 2020, zonder dat bestanden, e-mails of instellingen verloren gingen. Als je nu nog een oud Office 365-abonnement hebt, geldt hetzelfde: de overgang naar een Microsoft 365-abonnement raakt je opgeslagen data niet.
Wat wel kan veranderen bij een abonnementswijziging is de beschikbaarheid van bepaalde functies. Als je bijvoorbeeld van Business Basic naar Business Standard gaat, krijg je toegang tot de desktopapps. Als je van Standard naar Premium gaat, worden extra beveiligingsfuncties geactiveerd. In beide gevallen blijft je bestaande data in OneDrive, SharePoint, Outlook en Teams gewoon beschikbaar.
Let wel op dat een downgrade, bijvoorbeeld van Premium naar Basic, kan betekenen dat bepaalde functies niet langer beschikbaar zijn. Data zelf gaat daarbij niet verloren, maar sommige geavanceerde instellingen of beleidsregels kunnen worden gedeactiveerd.
Wat is het verschil tussen Microsoft 365 in de cloud en op een Nederlandse server?
Het verschil zit in waar je data fysiek wordt opgeslagen en wie er toegang toe kan hebben. Bij de standaard Microsoft 365-cloudomgeving slaat Microsoft je data op in datacenters die mogelijk buiten de Europese Unie staan of onder Amerikaanse wetgeving vallen. Bij opslag op een Nederlandse server blijft je data aantoonbaar binnen Nederland en buiten het bereik van buitenlandse overheden.
Dit onderscheid is relevant geworden door de Amerikaanse Cloud Act, een wet die de Amerikaanse overheid het recht geeft om data op te vragen die is opgeslagen bij Amerikaanse bedrijven, ook als die data in Europa staat. Dit geldt voor data bij Microsoft (OneDrive, SharePoint, Outlook), Google, Amazon en vergelijkbare partijen.
Organisaties die werken met gevoelige klant- of bedrijfsdata, zoals juridische kantoren, accountantskantoren of zorgorganisaties, kiezen daarom soms bewust voor opslag op een Nederlandse server. Dat biedt:
- Volledige AVG-conformiteit zonder afhankelijkheid van Europese dataverwerkingsovereenkomsten met Amerikaanse bedrijven
- Geen toegang via de Cloud Act, omdat de data niet bij een Amerikaans bedrijf is ondergebracht
- Bescherming tegen gebruik als AI-trainingsdata, iets wat bij grote Amerikaanse clouddiensten niet volledig uit te sluiten is
Het betekent wel dat je als organisatie zelf of via een Nederlandse ICT-partner verantwoordelijk bent voor het beheer van die serveromgeving.
Wanneer is Microsoft 365 Business Premium de juiste keuze?
Microsoft 365 Business Premium is de juiste keuze wanneer beveiliging, apparaatbeheer en compliance prioriteiten zijn voor jouw organisatie. Concreet is Premium de aangewezen variant als je werkt met gevoelige data, medewerkers gebruikmaken van meerdere of gedeelde apparaten, of als je wettelijk verplicht bent om aan specifieke beveiligingseisen te voldoen.
Denk aan situaties zoals:
- Je medewerkers werken op eigen apparaten (BYOD) en je wilt bedrijfsdata kunnen afschermen of wissen bij verlies of diefstal
- Je organisatie valt onder sectorspecifieke regelgeving, zoals in de zorg, financiële dienstverlening of juridische sector
- Je wilt phishing, ransomware en andere cyberdreigingen actief tegengaan met Microsoft Defender
- Je hebt meerdere vestigingen of thuiswerkers en wilt centraal toegangsbeleid instellen
- Je werkt met externe partijen en wilt de toegang tot bestanden en communicatie nauwkeurig kunnen beheren
Voor organisaties die geen bijzondere beveiligingseisen hebben en voornamelijk de standaard Office-apps en Teams gebruiken, is Business Standard in de meeste gevallen voldoende. Premium betaal je voor de extra beveiligingslagen, en die zijn pas de moeite waard als je ze ook daadwerkelijk nodig hebt en correct configureert.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365 Business
Wij helpen organisaties bij het kiezen, inrichten en beheren van het juiste Microsoft 365 Business-abonnement, afgestemd op jouw situatie. Dat betekent niet alleen licenties regelen, maar ook nadenken over waar je data staat, hoe je beveiliging is ingericht en of jouw abonnement aansluit op je werkwijze.
Wat we concreet voor je doen:
- Licentiebeheer: we houden bij welke abonnementen je hebt, wanneer ze verlopen en of er een betere optie beschikbaar is
- Keuze uit drie serveropties: Microsoft 365 op je eigen apparaat, op onze centrale servers in Nederland, of op een exclusieve Virtual Private Server voor jouw bedrijf
- Beveiliging en back-up: we zorgen dat je data veilig is opgeslagen, inclusief een back-up van je volledige Microsoft 365-omgeving op Nederlandse servers
- Persoonlijk beheer: één aanspreekpunt dat jouw omgeving kent en proactief meedenkt
Wil je weten welk abonnement het beste bij jouw organisatie past? Bekijk ons aanbod voor Microsoft 365 Business of neem direct contact op via XtraConnect.nl.