Microsoft Teams is de ingebouwde communicatie- en samenwerkingstool van Microsoft 365 die chatten, videobellen, vergaderen en bestandsdeling combineert in één omgeving. Voor bedrijven die werken met Microsoft 365 Business is Teams standaard beschikbaar en direct te koppelen aan alle andere Microsoft-apps zoals Outlook, SharePoint en OneDrive. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over Teams: van de mogelijkheden en abonnementen tot de inrichting voor kleine bedrijven en de veiligheid van je data.
Wat kun je allemaal doen met Microsoft Teams?
Met Microsoft Teams kun je chatten, videovergaderen, bestanden delen en samenwerken in één platform dat rechtstreeks verbonden is met de rest van Microsoft 365. Teams vervangt losse tools voor interne communicatie en maakt het mogelijk dat medewerkers altijd en overal met elkaar in contact blijven, ongeacht of ze op kantoor werken, thuis of onderweg.
De belangrijkste functies van Teams zijn:
- Chatten en kanalen: maak aparte kanalen per team, project of afdeling en houd gesprekken overzichtelijk
- Videovergaderen: organiseer vergaderingen met beeld en geluid voor kleine groepen of grote presentaties
- Bestandsdeling en co-authoring: werk tegelijk met collega’s aan Word-, Excel- en PowerPoint-documenten zonder bestanden heen en weer te sturen
- Integratie met Outlook: plan vergaderingen direct vanuit je agenda en ontvang meldingen in je mailbox
- Taken en planningen: via de integratie met Microsoft Planner beheer je taken en deadlines direct binnen Teams
- Apps en koppelingen: voeg externe tools toe zoals een ticketsysteem, CRM of projectmanagementtool
Teams is daarmee veel meer dan een chatprogramma. Het functioneert als een centraal werkplatform waar communicatie en samenwerking samenkomen.
Hoe verschilt Teams van andere communicatietools zoals Slack of Zoom?
Het grootste verschil tussen Teams en tools zoals Slack of Zoom is de diepe integratie met Microsoft 365. Teams is geen losstaande app, maar een onderdeel van het Microsoft-ecosysteem. Dat betekent dat je bestanden uit SharePoint en OneDrive direct opent in Teams, en dat je Outlook-agenda automatisch synchroniseert met je vergaderschema.
Slack biedt vergelijkbare chatfuncties en is sterk in integraties met externe tools, maar heeft geen native koppeling met Microsoft-apps. Videovergaderen is in Slack minder uitgebreid dan in Teams. Zoom richt zich primair op videovergaderen en webinars, maar mist de samenwerkingsfuncties voor documenten en interne communicatie die Teams wel heeft.
Voor bedrijven die al werken met Microsoft 365 Business is Teams de logische keuze, omdat je geen extra licenties of koppelingen nodig hebt. Alles werkt al samen. Bedrijven die geen Microsoft-omgeving gebruiken, kunnen meer voordeel halen uit een gespecialiseerde tool als Slack of Zoom, maar dan missen ze de gecombineerde kracht van één geïntegreerd platform.
Welke Microsoft 365 Business-abonnementen bevatten Teams?
Microsoft Teams zit standaard inbegrepen in de meeste Microsoft 365 Business-abonnementen, maar niet in alle. Het is belangrijk om te weten welk abonnement je hebt of overweegt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Dit is het overzicht:
- Microsoft 365 Business Basic: bevat Teams, Outlook, SharePoint en OneDrive, maar geen desktopversies van Word, Excel en PowerPoint
- Microsoft 365 Business Standard: bevat Teams én de volledige desktopapps, inclusief Publisher en Access
- Microsoft 365 Business Premium: bevat alles uit Standard, aangevuld met geavanceerde beveiligingsfuncties zoals Intune en Azure AD Premium
- Microsoft 365 Apps for Business: bevat de desktopapps maar geen Teams of Exchange-e-mail
Voor de meeste kleine en middelgrote bedrijven is Business Standard het meest complete pakket: je hebt Teams, alle Office-apps en zakelijke e-mail in één abonnement.
Hoe stel je Teams in voor een klein bedrijf?
Teams instellen voor een klein bedrijf doe je in een paar stappen via het Microsoft 365-beheercentrum. De basisinrichting is snel gedaan, maar een doordachte structuur van kanalen en rechten bespaart later veel verwarring.
Volg deze stappen voor een goede basisinrichting:
- Maak teams aan per afdeling of functie, bijvoorbeeld “Administratie”, “Sales” en “Directie”
- Voeg kanalen toe per onderwerp binnen elk team, zoals “Facturatie” of “Nieuwe klanten”
- Stel meldingsinstellingen in zodat medewerkers niet overspoeld worden met notificaties
- Koppel SharePoint-mappen aan de relevante kanalen zodat bestanden direct beschikbaar zijn
- Stel gasttoegang in als je ook met externe partijen wilt samenwerken via Teams
- Configureer vergaderopties zoals een lobby voor externe deelnemers en automatische opname
Voor kleine bedrijven zonder IT-afdeling is het verstandig om de inrichting te laten doen door een beheerde dienstverlener. Zo zorg je dat rechten, beveiliging en structuur van begin af aan goed staan, zonder dat je zelf alles hoeft uit te zoeken.
Kun je Teams ook gebruiken voor zakelijke telefonie?
Ja, Microsoft Teams heeft een ingebouwde telefoniefunctie waarmee je via het internet kunt bellen naar vaste en mobiele nummers buiten je organisatie. Dit heet Teams Phone en vereist een aanvullende licentie bovenop je Microsoft 365-abonnement.
Met Teams Phone kun je:
- Bellen en gebeld worden via een zakelijk telefoonnummer
- Gesprekken doorschakelen, in de wacht zetten en overnemen
- Een automatisch antwoordsysteem (IVR) instellen
- Bellen via de desktopapp, browserversie of mobiele app
De beperkingen van Teams Phone zijn echter relevant voor bedrijven met complexere telefoniebehoefte. Functionaliteiten zoals geavanceerde wachtrijen, gedetailleerde belstatistieken en uitgebreid beheer van meerdere lijnen vragen om een volwaardige zakelijke telefooncentrale. Teams Phone is geschikt als aanvulling voor kleine teams, maar vervangt een professionele VoIP-centrale niet altijd volledig.
Waar wordt Teams-data opgeslagen en is dat veilig?
Data die je opslaat en verstuurt via Microsoft Teams wordt standaard opgeslagen op de servers van Microsoft, die zich in datacenters over de hele wereld bevinden, inclusief datacenters in de Europese Unie. Berichten, bestanden en opnames worden opgeslagen in SharePoint, OneDrive en Exchange Online, afhankelijk van het type content.
Of dat veilig is, hangt af van welke risico’s voor jou belangrijk zijn. Microsoft hanteert sterke beveiligingsstandaarden en voldoet aan de AVG. Tegelijk gelden er een paar aandachtspunten:
- De Amerikaanse Cloud Act geeft Amerikaanse autoriteiten onder bepaalde omstandigheden toegang tot data bij Amerikaanse bedrijven, ook als die data in Europa staat
- AI-training: er bestaat onduidelijkheid over in hoeverre Microsoft data gebruikt voor het verbeteren van AI-systemen
- Geopolitieke afhankelijkheid: bedrijven die werken met gevoelige klantdata lopen een risico als ze volledig afhankelijk zijn van één Amerikaanse leverancier
Voor bedrijven in sectoren zoals de juridische dienstverlening, zorg of financiën is het de moeite waard om kritisch te kijken naar waar je data terechtkomt en wie er bij kan.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft Teams en Microsoft 365 Business
Wij helpen kleine en middelgrote bedrijven om Microsoft 365 Business, inclusief Teams, op een veilige en beheersbare manier in te richten. Dat doen we op drie manieren:
- Microsoft 365 op je eigen computer: wij beheren je licenties, regelen de beveiliging en zorgen dat alle apps correct werken
- Microsoft 365 op onze eigen servers in Nederland: je data blijft in Nederlandse handen, voldoet aan de AVG en valt buiten het bereik van de Amerikaanse Cloud Act
- Microsoft 365 Data Back-up in Nederland: wij maken dagelijks een veilige back-up van al je Teams-, SharePoint- en OneDrive-data op Nederlandse servers, zodat je altijd een betrouwbare kopie hebt
Wil je weten welk abonnement bij jouw bedrijf past en hoe je Teams optimaal inricht? Bekijk onze Microsoft 365 Business-oplossingen of neem direct contact op via de XtraConnect-website. We denken graag met je mee.