Als een medewerker vertrekt, draag je e-mails en documenten over door het account tijdelijk actief te houden, de inhoud te exporteren of door te sturen naar een collega, en bestanden in OneDrive of SharePoint over te zetten naar de juiste eigenaar. Dit doe je via de beheerdersomgeving van Microsoft 365, waar je als beheerder volledige controle hebt over accounts, mailboxen en bestandsopslag. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over ICT-offboarding stap voor stap.
Wat gebeurt er met het e-mailaccount als een medewerker vertrekt?
Wanneer een medewerker vertrekt, blijft het e-mailaccount in Microsoft 365 bestaan totdat jij het als beheerder verwijdert of deactiveert. Het account wordt niet automatisch afgesloten. Zolang je de licentie niet intrekt, blijft de mailbox gewoon actief en toegankelijk voor beheerders.
Dit geeft je de tijd om alles netjes af te handelen. Zodra iemand uit dienst gaat, is het verstandig om direct een aantal acties te ondernemen:
- Blokkeer de toegang van de medewerker onmiddellijk, zodat hij of zij niet meer kan inloggen
- Stel een automatisch antwoord in op het e-mailadres, zodat afzenders weten dat de persoon niet meer werkzaam is
- Wijs een collega aan die tijdelijk toegang krijgt tot de mailbox
- Bepaal wat er met de mailbox gebeurt op de lange termijn: archiveren, omzetten naar een gedeelde mailbox, of verwijderen
Zolang je de licentie niet intrekt, telt het account mee in je abonnementskosten. Het omzetten naar een gedeelde mailbox is vaak een slimme tussenstap: dat kost geen extra licentie, maar de inhoud blijft beschikbaar voor collega’s die toegang nodig hebben.
Hoe zet je de e-mails van een vertrekkende medewerker over naar een collega?
Je zet e-mails van een vertrekkende medewerker over naar een collega door in het Microsoft 365-beheercentrum toegang te verlenen tot de mailbox, of door de mailbox om te zetten naar een gedeelde mailbox die meerdere collega’s kunnen raadplegen. Dit is de meest gebruikte methode bij offboarding.
Concreet heb je twee opties:
Optie 1: Volledige toegang verlenen aan een collega
Via het Microsoft 365-beheercentrum kun je een andere gebruiker volledige toegang geven tot de mailbox van de vertrekkende medewerker. Die collega ziet de mailbox dan als een extra account in Outlook en kan alle e-mails lezen, beantwoorden en archiveren. Dit werkt goed als één persoon de opvolging overneemt.
Optie 2: Omzetten naar een gedeelde mailbox
Zet je de mailbox om naar een gedeelde mailbox, dan kunnen meerdere collega’s er tegelijk bij. Dat is handig als de taken van de vertrekkende medewerker verdeeld worden over een team. Een gedeelde mailbox vereist geen aparte licentie, zolang de opslaglimiet niet overschreden wordt. Alle inkomende e-mails blijven bereikbaar en je kunt ook het oorspronkelijke e-mailadres actief houden als alias.
Hoe draag je documenten en bestanden over die in OneDrive of SharePoint staan?
Documenten in OneDrive van een vertrekkende medewerker draag je over door als beheerder toegang te verlenen tot die OneDrive-omgeving, de bestanden te verplaatsen naar een gedeelde SharePoint-bibliotheek of naar de OneDrive van een opvolger. Bestanden in SharePoint zijn al gedeeld en hoeven meestal niet apart overgedragen te worden.
Het verschil tussen de twee is belangrijk om te begrijpen:
- OneDrive is persoonlijke opslag. Alleen de medewerker zelf heeft er standaard toegang toe. Als beheerder kun je via het Microsoft 365-beheercentrum toegang verlenen aan een andere gebruiker, waarna die de bestanden kan downloaden of verplaatsen.
- SharePoint is gedeelde teamopslag. Bestanden die hier staan, zijn al toegankelijk voor de leden van de betreffende site of het team. Bij vertrek van een medewerker hoef je alleen te controleren of de eigenaar van een bibliotheek of site nog klopt.
Zorg er bij de overdracht voor dat je bestanden niet zomaar verwijdert voordat je zeker weet dat alles overgezet is. Microsoft 365 biedt een periode van 30 dagen na het verwijderen van een account waarin de OneDrive-inhoud nog beschikbaar blijft voor beheerders. Na die periode wordt de data permanent verwijderd, tenzij je een back-up hebt.
Hoe lang mag je het e-mailaccount van een ex-medewerker bewaren?
Je mag het e-mailaccount van een ex-medewerker bewaren zolang daar een legitiem zakelijk of wettelijk doel voor bestaat. De AVG schrijft voor dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk. Een bewaartermijn van zes tot twaalf maanden is in de meeste gevallen verdedigbaar, mits je dit intern vastlegt en de medewerker hierover vooraf geïnformeerd was.
Houd rekening met de volgende punten:
- Informeer medewerkers vooraf in het personeelshandboek of arbeidscontract over het bewaarbeleid voor e-mailaccounts na uitdiensttreding
- Stel een automatisch antwoord in dat aangeeft dat de persoon niet meer werkzaam is, zodat externe contacten niet onnodig wachten op een reactie
- Beperk de toegang tot de mailbox tot wie het echt nodig heeft, en leg dat vast
- Verwijder het account zodra de bewaartermijn verstreken is en er geen lopende juridische of zakelijke reden meer is om de data te bewaren
Als je te maken hebt met sectoren zoals de zorg, juridische dienstverlening of financiële sector, kunnen er langere wettelijke bewaartermijnen gelden. Raadpleeg in dat geval je brancherichtlijnen of een juridisch adviseur.
Wat moet je nog meer regelen in de ICT als iemand uit dienst gaat?
Naast de e-mailbox en documenten zijn er meerdere ICT-zaken die je moet regelen als een medewerker vertrekt. Denk aan het intrekken van alle toegangsrechten, het terugvorderen van apparatuur en het controleren van licenties. Een gestructureerde offboarding-checklist voorkomt dat je iets over het hoofd ziet.
Gebruik onderstaand overzicht als leidraad:
- Toegang intrekken: blokkeer het account in Microsoft 365, verwijder de medewerker uit alle Teams-kanalen, SharePoint-sites en gedeelde mappen
- Wachtwoorden resetten: wijzig wachtwoorden van gedeelde accounts of systemen waar de medewerker toegang toe had
- Apparatuur terugvorderen: laptop, telefoon, toegangspas en eventuele tokens of authenticators
- Licenties controleren: trek licenties in of wijs ze opnieuw toe aan een nieuwe medewerker om onnodige kosten te vermijden
- Telefonie regelen: verwijder het toestelnummer uit het telefoonboek, stel een doorschakeling in of wijs het nummer toe aan een collega
- Tweefactorauthenticatie deactiveren: verwijder de MFA-methoden die gekoppeld zijn aan het account van de vertrekkende medewerker
- Back-ups controleren: zorg dat alle relevante data geback-upt is voordat je het account verwijdert
Het is verstandig om dit proces te standaardiseren. Stel een intern offboarding-protocol op dat HR en ICT samen doorlopen bij elk vertrek. Zo voorkom je dat toegangsrechten per ongeluk actief blijven of dat belangrijke bestanden verloren gaan.
Hoe XtraConnect helpt bij ICT-offboarding
Een medewerker die vertrekt, brengt meer ICT-taken met zich mee dan je op het eerste gezicht denkt. Wij nemen dat proces volledig uit handen, zodat jij je kunt richten op je bedrijf. Wat we voor je regelen:
- E-mailaccounts overdragen of omzetten naar gedeelde mailboxen, inclusief automatische antwoorden
- Documenten en bestanden veilig overdragen vanuit OneDrive en SharePoint naar de juiste collega’s
- Toegangsrechten intrekken in Microsoft 365, Teams en alle gekoppelde systemen
- Licenties herindelen zodat je niet onnodig betaalt voor inactieve accounts
- Telefonie aanpassen, inclusief het herindelen van toestelnummers en IVR-routeringen
- Back-ups controleren via onze Microsoft 365-back-upoplossing, opgeslagen op Nederlandse servers
Onze klanten werken vanuit één centrale omgeving: Microsoft 365 draait op onze eigen servers in Nederland, beheerd met een kleine client op jouw apparaten. Gebruikers loggen in met gebruikersnaam, wachtwoord en tweefactorauthenticatie, en hebben alleen toegang tot de apps en data waartoe zij bevoegd zijn. Bij het vertrek van een medewerker passen wij die toegang direct aan. Wil je weten hoe wij jouw ICT-omgeving beheren en offboarding voor je regelen? Neem contact op met XtraConnect en wij denken meteen met je mee.