Ja, je kunt Microsoft 365 Business uitstekend combineren met telefonie. De meest voorkomende aanpak is bellen via Microsoft Teams, maar ook een aparte VoIP-centrale die naast Microsoft 365 draait is een volwaardige optie. Welke keuze het beste bij jouw organisatie past, hangt af van je licentie, je belvolume en hoeveel flexibiliteit je nodig hebt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over telefonie en Microsoft 365 Business.
Welke telefonieoplossingen werken samen met Microsoft 365 Business?
Er zijn drie telefonieoplossingen die goed samengaan met Microsoft 365 Business: bellen via Microsoft Teams (met een Microsoft Calling Plan of via Direct Routing), een aparte VoIP-centrale die naast Microsoft 365 draait, en een hybride aanpak waarbij Teams en een externe telefooncentrale samenwerken. Elke optie heeft zijn eigen voor- en nadelen, afhankelijk van de grootte en werkwijze van je bedrijf.
Microsoft Teams is het meest voor de hand liggende startpunt omdat het al onderdeel is van veel Microsoft 365 Business-abonnementen. Met de juiste licentie voeg je belminuten en een vast telefoonnummer toe aan Teams, zodat medewerkers vanuit dezelfde omgeving kunnen bellen, chatten en vergaderen.
Een aparte VoIP-centrale biedt meer geavanceerde telefoonfuncties, zoals uitgebreide wachtrijen, een Interactive Voice Response (IVR)-systeem en gedetailleerde gespreksroutering. Deze centrale draait dan naast Microsoft 365 en is via een app of IP-telefoon bereikbaar. Voor bedrijven met een hoger belvolume of specifieke wensen rondom bereikbaarheid is dit vaak een betere keuze.
Wat is het verschil tussen Microsoft Teams bellen en een aparte VoIP-centrale?
Het belangrijkste verschil is functionaliteit versus integratie. Microsoft Teams bellen is volledig geïntegreerd in je bestaande Microsoft 365-omgeving en vraagt geen extra software, maar biedt minder geavanceerde telefoonfuncties. Een aparte VoIP-centrale heeft meer mogelijkheden voor gespreksroutering, wachtrijen en beheer, maar vereist een extra platform naast Microsoft 365.
Bellen via Microsoft Teams
Teams-telefonie werkt vanuit de vertrouwde Teams-omgeving. Medewerkers bellen, chatten en vergaderen op één plek. Dat maakt het beheer eenvoudig en de drempel voor gebruikers laag. De nadelen zijn dat geavanceerde functies zoals uitgebreide IVR-menu’s of complexe gespreksstromen beperkter zijn dan bij een volwaardige telefooncentrale.
Een aparte VoIP-centrale
Een VoIP-centrale staat los van Microsoft 365 maar kan er wel naast draaien. Medewerkers gebruiken dan een app op hun computer of smartphone om te bellen. Voordelen zijn meer controle over wachtrijen, routeringen, antwoordapparaten en een bedrijfsbreed telefoonboek. Dit model past beter bij bedrijven met hogere belvolumes of specifieke wensen rondom bereikbaarheid en klantcontact.
Hoe werkt Direct Routing voor telefonie in Microsoft 365?
Direct Routing is een techniek waarmee je een externe telefonieprovider koppelt aan Microsoft Teams, zodat Teams-gebruikers via het vaste telefonienetwerk kunnen bellen en gebeld worden. In plaats van een Microsoft Calling Plan gebruik je de beltarieven en infrastructuur van een eigen of externe provider. Dit geeft meer flexibiliteit en is vaak voordeliger bij hogere belvolumes.
Technisch gezien werkt Direct Routing via een Session Border Controller (SBC), een apparaat of clouddienst die het signaal tussen Teams en het telefonienetwerk vertaalt. De SBC zorgt ervoor dat gesprekken correct worden doorgestuurd, beveiligd en gemonitord.
Direct Routing is met name interessant voor organisaties die al een bestaand telefonienetwerk of contract hebben en dat willen combineren met Teams, of voor bedrijven die meer controle willen over hun beltarieven en routeringen dan een standaard Microsoft Calling Plan biedt. Het opzetten van Direct Routing vereist technische kennis en een gecertificeerde SBC, dus dit doe je doorgaans samen met een gespecialiseerde telefonieleverancier.
Welke Microsoft 365-licentie heb je nodig om te kunnen bellen?
Om te kunnen bellen via Microsoft Teams heb je minimaal een Microsoft 365 Business Basic-, Standard- of Premium-licentie nodig, aangevuld met een Microsoft Teams Phone-add-on. Alleen Teams is standaard inbegrepen in deze abonnementen; het bellen naar vaste en mobiele nummers vereist een extra licentie en een Calling Plan of Direct Routing-verbinding.
Hier is een overzicht van wat je nodig hebt:
- Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium: geeft toegang tot Teams, maar nog geen belminuten naar externe nummers
- Microsoft Teams Phone (add-on): voegt de telefoonfunctionaliteit toe aan Teams
- Microsoft Calling Plan of Direct Routing: regelt de daadwerkelijke verbinding met het telefonienetwerk en de belminuten
Wil je alleen intern bellen en vergaderen binnen je organisatie via Teams? Dan heb je geen extra licentie nodig. Zodra je ook externe nummers wilt bellen of gebeld wilt worden op een vast nummer, zijn de bovenstaande toevoegingen nodig.
Wat zijn de voordelen van telefonie en Microsoft 365 op één platform?
Het grootste voordeel van telefonie en Microsoft 365 Business op één platform is minder gedoe en meer overzicht. Medewerkers werken vanuit één omgeving, beheer is gecentraliseerd en je hebt te maken met minder leveranciers. Dat scheelt tijd, kosten en miscommunicatie tussen systemen.
Concrete voordelen op een rij:
- Eén aanspreekpunt voor zowel je Microsoft 365-omgeving als je telefonie
- Lagere beheerslasten doordat je niet twee aparte systemen hoeft bij te houden
- Betere bereikbaarheid voor medewerkers die hybride of op meerdere locaties werken
- Consistente gebruikerservaring omdat iedereen met dezelfde tools werkt
- Eenvoudiger opschalen bij groei van het team
Voor bedrijven met medewerkers die thuis, op kantoor en onderweg werken, is een gecombineerde oplossing bijzonder praktisch. Een medewerker kan via dezelfde app op de laptop een Teams-vergadering bijwonen en direct daarna een klant bellen, zonder van applicatie te wisselen.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een telefonieleverancier voor Microsoft 365?
Let bij het kiezen van een telefonieleverancier voor Microsoft 365 op vier punten: technische compatibiliteit, beheer, schaalbaarheid en dataopslag. Een leverancier die deze vier aspecten goed invult, voorkomt problemen op de lange termijn en zorgt dat je telefonie en Microsoft 365-omgeving goed op elkaar aansluiten.
Technische compatibiliteit betekent dat de telefonieleverancier aantoonbaar ervaring heeft met Microsoft 365 en Teams. Vraag of ze Direct Routing ondersteunen en of ze gecertificeerde SBC-apparatuur gebruiken.
Beheer is een punt dat ondernemers vaak onderschatten. Wie regelt wijzigingen in de gespreksroutering, verlengt licenties op tijd en past het IVR-menu aan als dat nodig is? Een leverancier die volledig beheer aanbiedt, neemt die last van je over.
Schaalbaarheid is relevant als je bedrijf groeit. Kijk of het licentiemodel meeschaalt met het aantal medewerkers of het aantal gelijktijdige gesprekken, zonder dat je voor elke aanpassing opnieuw moet onderhandelen.
Dataopslag en privacy worden steeds relevanter. Bedrijven die werken met gevoelige informatie, doen er goed aan te controleren waar gespreksdata en voicemailberichten worden opgeslagen. Opslag buiten Europa kan risico’s meebrengen in het kader van de AVG en de Amerikaanse Cloud Act, die buitenlandse overheden toegang kan geven tot data bij Amerikaanse cloudaanbieders.
Hoe XtraConnect helpt met Microsoft 365 Business en telefonie
Wij bieden een volledig beheerde combinatie van Microsoft 365 Business en telefonie, waarbij alles vanuit één centraal platform wordt geregeld. Je hoeft niet zelf bij te houden welke licenties verlopen, hoe de gespreksroutering is ingesteld of wie het IVR-menu beheert. Dat doen wij.
Wat je van ons krijgt:
- Volledig ingerichte telefooncentrale met wachtrijen, IVR, routeringen en antwoordapparaten
- Mobiele app voor smartphone en computer, zodat medewerkers overal bereikbaar zijn
- Bedrijfsbreed telefoonboek dat voor iedereen beschikbaar is
- Beheer van jaarlijkse licenties en wijzigingen, zonder extra gedoe voor jou
- Data opgeslagen op Nederlandse servers, buiten het bereik van de Cloud Act en veilig in het kader van de AVG
Ben je benieuwd hoe wij jouw Microsoft 365-omgeving combineren met professionele telefonie? Bekijk ons aanbod voor Microsoft 365 Business of neem direct contact op via de XtraConnect-website voor een vrijblijvend gesprek.